Ein personalisierter Link (Pro, Artikel «Personalisierte Links & Vorausfüllen») kann von selbst aufhören. Wenn Sie im Reiter Teilen einen Link erstellen oder bearbeiten, enthält der Dialog einen Abschnitt Optionen mit zwei voneinander unabhängigen Einstellungen: Ablaufdatum und Nur eine Antwort. Beide sind standardmässig ausgeschaltet — ein Link ohne Optionen funktioniert, bis Sie ihn deaktivieren oder löschen.
Ablaufdatum
Schalten Sie Ablaufdatum ein und wählen Sie 7 Tage, 30 Tage oder 90 Tage, gerechnet ab jetzt, oder ein Eigenes Datum. Ein eigenes Datum hält den Link bis zum Ende dieses Tages offen, in Ihrer eigenen Zeitzone, und es muss in der Zukunft liegen. Der Dialog bestätigt das Ergebnis in einer Zeile — Der Link funktioniert bis …
Nur eine Antwort
Mit Nur eine Antwort funktioniert der Link nicht mehr, sobald eine Antwort über ihn eingegangen ist — praktisch, wenn jeder Link zu einem Lieferanten, einer Bewerberin, einem Haushalt gehört. Sie können die Option auch für einen Link einschalten, über den bereits eine Antwort kam; der Dialog weist Sie dann darauf hin, dass der Link aufhört, sobald Sie speichern. Um einen verwendeten Link wieder zu öffnen, bearbeiten Sie ihn und schalten Nur eine Antwort wieder aus.
Diese Optionen stoppen den Link, nicht das Formular
Das sagt auch der Dialog: Wer die normale Formularadresse hat, kann weiterhin antworten — nur ohne die Bezeichnung dieses Links. Um das Formular selbst zu stoppen, verwenden Sie eine Zeitplanung, ein Antwortlimit oder schliessen Sie das Formular (Artikel «Zeitplan: automatisch öffnen und schliessen», 4.4 und 4.5).
Den Status eines Links lesen
Jede Zeile in der Linktabelle trägt einen Status-Chip. Trifft mehr als einer zu, gilt der weiter oben in dieser Tabelle:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Inaktiv | Sie haben den Link deaktiviert. |
| Verwendet | Ein Link mit nur einer Antwort hat seine Antwort erhalten. |
| Abgelaufen | Das Ablaufdatum ist vorbei. |
| Aktiv | Der Link öffnet das Formular. |
Neben dem Chip zeigt ein Link mit Ablaufdatum Läuft ab am oder Abgelaufen am samt Datum, ein Link mit nur einer Antwort zeigt Eine Antwort. Für einen Link mit Ablaufdatum bietet das Zeilenmenü Ablauf verlängern an; der Dialog öffnet sich dann direkt beim Datum.
Reaktivieren hebt die Optionen nicht auf. Ist ein deaktivierter Link zugleich verwendet oder abgelaufen, bleibt er nach Reaktivieren geschlossen, und die Bestätigung sagt das. Ein abgelaufener Link öffnet sich wieder, sobald Sie den Ablauf verlängern; ein verwendeter, sobald Sie Nur eine Antwort ausschalten.
Was Teilnehmende sehen
Ein Link, der deaktiviert, abgelaufen oder bereits verwendet ist, öffnet das Formular nicht mehr. Stattdessen sieht die Person eine kurze Karte mit Ihrem Formularprofil: Dieser Link ist nicht mehr aktiv — Bitte wenden Sie sich an die Organisation, die ihn Ihnen geschickt hat. Die Meldung ist in allen drei Fällen dieselbe; niemand erfährt also, ob der Link abgeschaltet wurde, abgelaufen ist oder schon beantwortet wurde. Alles andere — ein vertippter oder unbekannter Link — öffnet wie bisher das gewöhnliche Formular.
- Zwei Tabs, eine Antwort. Erhält ein Link mit nur einer Antwort seine Antwort, während jemand anderes ihn noch offen hat — ein zweiter Tab, eine weitergeleitete Kopie —, wird dessen Absenden mit Über diesen Link wurde bereits eine Antwort gesendet. abgelehnt, und die Karte ersetzt das Formular. Wurden über diesen Link Antworten mit «Speichern und später fortfahren» gespeichert, bietet die Karte Gespeicherte Antworten löschen an.
- Ein verspätetes Absenden wird trotzdem angenommen. Wer das Formular rechtzeitig geöffnet hat und erst absendet, nachdem der Link abgelaufen oder deaktiviert ist, verliert seine Antworten nicht: Die Antwort kommt an, aber ohne die Bezeichnung des Links — die Spalte Von zeigt —.
- Frühere Antworten behalten ihre Bezeichnung, was auch immer danach mit dem Link geschieht. Nur das Löschen eines Links entfernt Bezeichnungen (siehe «Personalisierte Links & Vorausfüllen»).
Tipp
Nennen Sie das Datum. Ein Ablaufdatum ist unsichtbar, bis es greift — läuft ein Link am 31. Oktober ab, schreiben Sie das in die Nachricht, mit der Sie ihn verschicken, damit niemand überrascht vor der Karte steht.
Antworten pro Link
Die Linktabelle hat eine Spalte Antworten: wie viele Antworten über jeden Link eingegangen sind. Eine Zahl über null ist anklickbar — sie öffnet den Posteingang des Formulars, bereits auf diesen Link gefiltert (siehe «Ihr Posteingang: ungelesen, Filter und Lesen»). Eine Antwort, die ohne die Bezeichnung des Links ankam — über die normale Formularadresse oder verspätet, nachdem der Link abgelaufen oder deaktiviert war —, wird dem Link nicht angerechnet.
Link-Öffnungen zählen
Über der Linktabelle steht, sobald das Formular mindestens einen Link hat, der Schalter Link-Öffnungen zählen. Er gilt pro Formular, ist standardmässig ausgeschaltet und überall verfügbar, wo es personalisierte Links gibt — Pro und Business, ohne separates Upgrade. Ist er eingeschaltet, zeigt jeder Link unter seiner Antwortzahl 3× geöffnet oder Noch nicht geöffnet; fahren Sie mit der Maus darüber, um Zuletzt geöffnet mit Datum zu sehen. Ein Viewer im Workspace sieht den Schalter, kann ihn aber nicht ändern.
Was als Öffnung zählt: jedes Mal, wenn der Link geöffnet wird und das Formular darüber lädt. Ein Link, der nicht mehr aktiv ist, zählt nicht, ebenso wenig eine Person, die über einen Fortsetzungslink von «Speichern und später fortfahren» zurückkommt. Lesen Sie die Zahl mit ihren Grenzen:
- Ein Neuladen zählt erneut.
- Ein weitergeleiteter Link zählt die Öffnungen der anderen Person auf denselben Link.
- E-Mail-Sicherheitsscanner, die Links automatisch öffnen, können Öffnungen hinzufügen.
- Ihre eigenen Öffnungen zählen ebenfalls — etwa wenn Sie den Link testen.
- Geöffnet heisst nie gelesen. Die Zahl sagt, dass das Formular geladen wurde, nicht, dass es jemand angesehen hat.
Was wir speichern: die Zahl und das Datum der letzten Öffnung — keine IP-Adresse, kein Gerät, kein Besuchsverlauf. Schalten Sie die Zählung aus, hört sie auf, die angezeigten Zahlen bleiben aber erhalten, und ein Hinweis unter dem Schalter sagt das; schalten Sie sie wieder ein, zählt sie von dort weiter. Ein Zurücksetzen gibt es nicht. Wird der Link oder das Formular gelöscht, werden auch seine Zahlen gelöscht.
Erwähnen Sie es in Ihrer Datenschutzerklärung
Bei einem Link, der an eine bestimmte Person geht, verrät die Zahl etwas über diese Person — «dreimal geöffnet, keine Antwort». Wenn Sie die Zählung einschalten, decken Sie das in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung ab, genau wie vorausgefüllte oder ausgeblendete Daten (DSGVO / nDSG).