Mit der Kopie für Teilnehmende (Pro und Business) können Personen, die Ihr Formular absenden, direkt auf dem Bestätigungsbildschirm ein PDF ihrer eigenen Antworten herunterladen — ein Beleg dafür, was sie gesendet haben, ohne E-Mail und ohne dass bei uns zusätzlich etwas gespeichert wird. Die Funktion ist bei jedem Formular standardmässig ausgeschaltet.
Schritte
- Öffnen Sie das Formular und wechseln Sie zu Einstellungen → Erweitert.
- Schalten Sie Kopie für Teilnehmende ein. Im Abo Free trägt der Schalter ein Pro-Abzeichen und lässt sich nicht einschalten.
- Änderungen veröffentlichen — wie jede Einstellung erreicht sie die Teilnehmenden erst nach dem Veröffentlichen.
Ändert sich Ihr Abo später, geht nichts kaputt: Den Teilnehmenden wird die Kopie einfach nicht mehr angeboten, und ein Hinweis unter der Einstellung sagt es Ihnen. Das Veröffentlichen wird dadurch nie blockiert.
Was Teilnehmende sehen
Nach dem Absenden zeigt der Bestätigungsbildschirm Kopie herunterladen, zusammen mit dem Hinweis, sie jetzt zu speichern: Sobald die Person die Seite verlässt, können ihre Antworten nicht mehr angezeigt werden.
Jetzt oder nie
Die Kopie lässt sich nur auf diesem Bildschirm und in diesem Moment erstellen. Die Antworten existieren nur in der offenen Seite der Person — es gibt keinen Link, über den sie zurückkehren könnte, und bei uns nichts Lesbares, woraus sich die Kopie neu erstellen liesse. Schliesst sie den Tab ohne Download, gibt es keine zweite Gelegenheit. Ist die Kopie für Ihren Ablauf wichtig, sagen Sie das in Ihrer Dankesnachricht.
Mit einer Weiterleitung. Leitet Ihr Formular nach dem Absenden auf eine andere Seite weiter (siehe «Eigene Dankeseite und Weiterleitung»), ändert die Kopie den Abschluss: Der automatische Countdown läuft nicht. Die Person sieht Kopie herunterladen und Weiter und geht, wenn sie so weit ist. Formulare ohne Kopie behalten den Countdown.
Was das PDF enthält
- Den Namen des Formulars und Ihre Organisation — den Namen aus dem Formularprofil.
- Eine Referenz (die Kennung der Antwort) sowie Datum und Uhrzeit des Absendens.
- Jede Frage, die der Person tatsächlich angezeigt wurde, mit ihrer Antwort — in der Sprache, in der sie das Formular ausgefüllt hat.
- Unterschriften, als Bilder eingebettet.
- Hochgeladene Dateien nur mit ihrem Namen — die Dateien selbst sind nicht enthalten; die Person hat sie ja bereits.
- Smiley- und Emoji-Skalen als lesbarer Text, zum Beispiel 4 / 5.
Nicht darin enthalten: Fragen, die Ihre Bedingungen übersprungen haben, ausgeblendete Fragen (auch vorausgefüllte) sowie Bezeichnung und Notiz eines personalisierten Links. Die Person erhält, was sie gesehen und beantwortet hat — nichts, was Sie im Hintergrund ergänzt haben.
Im Browser erstellt. Das PDF entsteht auf dem eigenen Gerät der Person, aus den Antworten, die noch auf ihrem Bildschirm stehen. Nichts davon wird an unsere Server gesendet oder dort gespeichert.
In der Vorschau ausprobieren. In der Vorschau des Formular-Editors können Sie Kopie herunterladen selbst anklicken und das PDF ansehen. Aus der Vorschau wird nichts gespeichert und nichts gemeldet.
Die Markierung «Kopie bezogen»
Lädt eine Person die Kopie herunter, zeigt diese Antwort im Seitenbereich Ihres Posteingangs einen Chip Kopie bezogen; fahren Sie mit der Maus darüber, um das Datum zu sehen. Die Einstellung kündigt das vorab an: Sie sehen, zu welchen Antworten eine Kopie bezogen wurde.
- Was sie belegt: dass für die Person in diesem Moment ein PDF dieser Antworten erstellt wurde.
- Was sie nicht belegt: wie das PDF aussah, oder dass die Person es gespeichert, ausgedruckt oder gelesen hat.
- Wann sie erfasst wird: einmal pro Antwort, nur innerhalb von 15 Minuten nach dem Absenden und nur bei Formularen, bei denen Sie die Kopie eingeschaltet haben — im Abo Free also nie.
Hinweis
Die Markierung «Kopie bezogen» — ein Datum an der Antwort — ist das Einzige, was die Kopie für Teilnehmende zu dem hinzufügt, was wir speichern. Das PDF selbst verlässt das Gerät der Person nie.
Tipp
Einschalten lohnt sich überall, wo Menschen einen Beleg ihrer Angaben brauchen: Bewerbungen, Anmeldungen, Einwilligungen, Beschwerden. Es erspart Ihnen die E-Mail «Können Sie mir schicken, was ich ausgefüllt habe?» — die dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ohnehin nur Sie beantworten könnten.