Un lien personnalisé (Pro, article « Liens personnalisés & préremplissage ») peut s'arrêter de lui-même. Lorsque vous créez ou modifiez un lien dans l'onglet Partager, la fenêtre comporte une section Options avec deux réglages indépendants : Expiration et Une seule réponse. Les deux sont désactivés par défaut — un lien sans options fonctionne jusqu'à ce que vous le désactiviez ou le supprimiez.
Expiration
Activez Expiration et choisissez 7 jours, 30 jours ou 90 jours, comptés à partir de maintenant, ou une Date personnalisée. Une date personnalisée garde le lien ouvert jusqu'à la fin de ce jour, dans votre propre fuseau horaire, et elle doit se situer dans le futur. La fenêtre confirme le résultat en une ligne — Le lien fonctionne jusqu'au …
Une seule réponse
Avec Une seule réponse, le lien cesse de fonctionner dès qu'une réponse est arrivée par son intermédiaire — pratique lorsque chaque lien appartient à un fournisseur, à une candidate, à un ménage. Vous pouvez aussi l'activer pour un lien qui a déjà apporté une réponse ; la fenêtre vous avertit alors que le lien s'arrête dès que vous enregistrez. Pour rouvrir un lien utilisé, modifiez-le et désactivez à nouveau Une seule réponse.
Ces options arrêtent le lien, pas le formulaire
La fenêtre le dit aussi : toute personne disposant de l'adresse simple du formulaire peut toujours répondre — simplement sans le libellé de ce lien. Pour arrêter le formulaire lui-même, utilisez une planification, une limite de réponses ou fermez le formulaire (articles 4.2, 4.4 et 4.5).
Lire le statut d'un lien
Chaque ligne du tableau des liens porte une pastille de statut. Si plusieurs s'appliquent, c'est la plus haute dans ce tableau qui l'emporte :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Inactif | Vous avez désactivé le lien. |
| Utilisé | Un lien à réponse unique a reçu sa réponse. |
| Expiré | La date d'expiration est passée. |
| Actif | Le lien ouvre le formulaire. |
À côté de la pastille, un lien avec expiration affiche Expire le ou Expiré le suivi de la date, et un lien à réponse unique affiche Une réponse. Pour un lien avec expiration, le menu de la ligne propose Prolonger l'expiration, qui ouvre la fenêtre directement sur la date.
Réactiver ne lève pas les options. Si un lien désactivé est aussi utilisé ou expiré, Réactiver le laisse fermé, et la confirmation le dit. Un lien expiré rouvre dès que vous prolongez son expiration ; un lien utilisé dès que vous désactivez Une seule réponse.
Ce que voient les répondants
Un lien désactivé, expiré ou déjà utilisé n'ouvre plus le formulaire. À la place, la personne voit une courte carte avec votre profil de formulaire : Ce lien n'est plus actif — Veuillez contacter l'organisation qui vous l'a envoyé. Le message est le même dans les trois cas : personne n'apprend si le lien a été désactivé, a expiré ou a déjà reçu sa réponse. Tout le reste — un lien mal saisi ou inconnu — ouvre comme avant le formulaire ordinaire.
- Deux onglets, une réponse. Si un lien à réponse unique reçoit sa réponse pendant qu'une autre personne l'a encore ouvert — un second onglet, une copie transmise —, son envoi est refusé avec Ce lien a déjà été utilisé pour envoyer une réponse., et la carte remplace le formulaire. Si des réponses avaient été enregistrées par ce lien avec « Enregistrer et continuer plus tard », la carte propose Supprimer les réponses enregistrées.
- Un envoi tardif est tout de même accepté. Qui a ouvert le formulaire à temps et l'envoie après l'expiration ou la désactivation du lien ne perd pas ses réponses : la réponse arrive, mais sans le libellé du lien — la colonne De affiche —.
- Les réponses passées gardent leur libellé, quoi qu'il arrive ensuite au lien. Seule la suppression d'un lien retire les libellés (voir « Liens personnalisés & préremplissage »).
Astuce
Annoncez la date. Une expiration reste invisible jusqu'à ce qu'elle frappe — si un lien expire le 31 octobre, dites-le dans le message qui l'accompagne, pour que personne ne tombe sur la carte par surprise.
Réponses par lien
Le tableau des liens comporte une colonne Réponses : combien de réponses sont arrivées par chaque lien. Un nombre supérieur à zéro est cliquable — il ouvre la boîte de réception du formulaire, déjà filtrée sur ce lien (voir « Votre boîte de réception : non lus, filtres et lecture »). Une réponse arrivée sans le libellé du lien — par l'adresse simple du formulaire, ou tardivement, après l'expiration ou la désactivation du lien — n'est pas comptée pour le lien.
Compter les ouvertures des liens
Au-dessus du tableau des liens, dès que le formulaire a au moins un lien, se trouve l'interrupteur Compter les ouvertures des liens. Il se règle par formulaire, est désactivé par défaut et disponible partout où les liens personnalisés le sont — Pro et Business, sans mise à niveau séparée. Lorsqu'il est activé, chaque lien affiche Ouvert 3 fois ou Pas encore ouvert sous son nombre de réponses ; survolez-le pour voir Dernière ouverture avec la date. Un Lecteur de l'espace de travail voit l'interrupteur mais ne peut pas le modifier.
Ce qui compte comme ouverture : chaque fois que le lien est ouvert et que le formulaire se charge par son intermédiaire. Un lien qui n'est plus actif ne compte pas, pas plus qu'une personne qui revient par un lien de reprise d'« Enregistrer et continuer plus tard ». Lisez le nombre avec ses limites :
- Un rechargement compte à nouveau.
- Un lien transféré compte les ouvertures de l'autre personne sur le même lien.
- Les scanners de sécurité des e-mails qui ouvrent les liens automatiquement peuvent ajouter des ouvertures.
- Vos propres ouvertures comptent aussi — par exemple lorsque vous testez le lien.
- Ouvert ne veut jamais dire lu. Le nombre indique que le formulaire s'est chargé, pas que quelqu'un l'a regardé.
Ce que nous stockons : le nombre et la date de la dernière ouverture — aucune adresse IP, aucun appareil, aucun historique de visites. Désactiver le comptage l'arrête mais conserve les nombres affichés, ce qu'une remarque sous l'interrupteur signale ; le réactiver reprend à partir de là. Il n'y a pas de remise à zéro. Supprimer le lien ou le formulaire supprime ses nombres.
Mentionnez-le dans votre politique de confidentialité
Sur un lien envoyé à une personne précise, le nombre vous apprend quelque chose sur cette personne — « ouvert trois fois, pas de réponse ». Si vous activez le comptage, couvrez-le dans votre propre politique de confidentialité, comme vous le feriez pour des données préremplies ou masquées (RGPD / nLPD).