Schweizerform vs. Nextcloud Forms

Das ist der fairste Vergleich auf unserer Website, deshalb beginnen wir mit dem Zugeständnis. Betreibt Ihre Organisation Nextcloud bereits auf Schweizer Infrastruktur, haben Sie die zwei schwersten Probleme dieses Markts gelöst — Hosting-Jurisdiktion und Datensouveränität —, und die Forms-App kostet nichts zusätzlich. Für eine Gemeinde, die Anmeldungen sammelt, eine Schule mit einer Elternumfrage oder einen Verein, der Terminverfügbarkeiten abfragt, ist Nextcloud Forms die richtige Antwort, und Sie sollten sie nutzen.

Was folgt, ist der genaue Umfang dessen, was sie nicht leistet — denn zwei Dinge werden breit angenommen und stimmen nicht. Erstens: Nextclouds Verschlüsselungsfunktionen erfassen Formularantworten nicht. Die serverseitige Verschlüsselung hält ihre Schlüssel auf dem Server, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine clientseitige Funktion für Dateien, und die Dokumentation hält ausdrücklich fest, dass nur Dateien verschlüsselt werden — Kalendereinträge, Aufgabenlisten und andere App-Daten nicht. Formularantworten sind App-Daten in der Datenbank. Zweitens ist Forms bewusst eine einfache App: Stand Juli 2026 gibt es weiterhin keine Bedingungslogik, jede teilnehmende Person sieht also jede Frage.

Wie sich beide Produkte positionieren

Nextcloud Forms — die App, die Sie schon besitzen

Nextcloud Forms ist eine kostenlose App innerhalb einer Nextcloud-Instanz, entwickelt von der Nextcloud GmbH und der Community. Sie bietet kurze und lange Texte, Auswahlfragen, Checkboxen, Dropdowns, Datum und Datum mit Uhrzeit; Formulare lassen sich per öffentlichem Link an Personen ohne Nextcloud-Konto teilen, und Antwortende können ohne Registrierung anonym teilnehmen. Es gibt keine Begrenzung bei Formularen, Fragen, Freigabelinks oder Antworten — die Grenze ist Ihr eigener Server. Ergebnisse sind in der App einsehbar und lassen sich als Tabelle in Ihre Nextcloud-Dateien exportieren. Ihre zentrale Stärke: Sie erbt alles, was Sie über Ihre Instanz bereits entschieden haben — wo sie läuft, wer sie administriert, wie gesichert wird und welches Recht gilt.

Schweizerform — verschlüsselter Eingang, Zero-Knowledge als Standard

Schweizerform ist eine gehostete Eingangsplattform, deren prägende Eigenschaft ist, dass wir Einreichungen nicht lesen können. Jede Antwort wird im Browser der teilnehmenden Person mit AES-256-GCM verschlüsselt, der Einreichungsschlüssel wird an den öffentlichen Schlüssel des Formulars gebunden, und der Server hält nur Chiffrat. Entschlüsselt wird in Ihrem Browser mit dem Tresorschlüssel, der clientseitig abgeleitet und nie an uns gesendet wird. Verschlüsselte Einreichungen werden in der Schweiz bei Infomaniak gespeichert, eine einzige Formulardefinition publiziert in DE, FR, IT und EN, und die öffentliche Formularseite lädt weder Tracker Dritter noch Cookies. Ihre Fragetexte sehen wir — sie liegen serverseitig, damit das Formular dargestellt werden kann — und nie eine Antwort.

Was Nextclouds Verschlüsselung abdeckt — und warum Formularantworten nicht dazugehören

Nextcloud hat zwei Verschlüsselungsfunktionen, und beide sind gut in dem, wofür sie da sind. Die serverseitige Verschlüsselung verschlüsselt Dateiinhalte im Ruhezustand, wobei die Schlüssel auf dem Nextcloud-Server bleiben. Das Administrationshandbuch benennt die Konsequenz deutlich: Weil die Schlüssel auf dem Server liegen, kann die Nextcloud-Administration auf unverschlüsselte Dateien zugreifen, und die serverseitige Verschlüsselung schützt Daten nicht vor einem kompromittierten Server oder einer böswilligen Administration. Ihr eigentlicher Zweck ist der Schutz von Dateien auf externem Speicher, den Sie nicht kontrollieren.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist die stärkere Funktion: Sie erfolgt in den Desktop- und Mobil-Clients vor dem Upload, sodass nur der Client entschlüsseln kann und weder Serveradministration noch externe Speicheranbieter den Inhalt lesen. Das ist echtes Zero-Knowledge — und es gilt für Dateien, die über einen Client in dafür vorgesehene Ordner synchronisiert werden. Formularantworten nehmen diesen Weg nie. Sie werden von der Webanwendung als Anwendungsdaten in die Datenbank geschrieben, und die Dokumentation hält fest, dass nur Dateien verschlüsselt werden; Kalendereinträge, Aufgabenlisten und andere App-Daten nicht.

Der korrekte Satz über eine selbst betriebene Nextcloud-Forms-Installation lautet deshalb: Ihre Formularantworten liegen in Ihrer eigenen Datenbank, im Klartext, lesbar für alle mit administrativem Zugriff auf die Instanz. Das ist keine Kritik an Nextcloud — es ist wie bei jedem anderen konventionellen Formular-Tool, mit dem wichtigen Unterschied, dass die lesende Partei Ihre eigene Organisation ist und kein externer Anbieter. Ob dieser Unterschied Ihr Problem löst, hängt allein davon ab, vor wem die Erhebung die Menschen schützt.

Die Sicherheitsmodelle nebeneinander

Beide Produkte nehmen den kommerziellen Anbieter aus dem Bild, und zwar auf entgegengesetzte Weise. Nextcloud entfernt den Anbieter, indem Sie zum Betrieb werden: Keine dritte Partei hält Ihre Daten, und die Vertrauensgrenze sind Ihr Server, Ihre Administration und Ihre Backups. Schweizerform behält einen Anbieter im Bild, macht ihn aber leseunfähig: Wir halten Chiffrat, und keine Konfiguration, kein Support-Werkzeug und kein administratives Override auf unserer Seite erzeugt eine lesbare Antwort.

Die praktische Frage ist, welches Restrisiko zu Ihrer Organisation passt. Eine kantonale IT-Abteilung mit Patch-Prozess, Monitoring und Sicherheitsverantwortung fährt mit dem eigenen Stack tatsächlich besser. Ein dreiköpfiges Schulsekretariat mit einer Nextcloud, die eine Vorgängerin einmal installiert hat, trägt ein Risiko, das es nicht sieht — und «die Daten haben unser Haus nie verlassen» tröstet wenig, wenn der Server im Haus zwei Hauptversionen zurückliegt. In beiden Fällen gibt es zudem eine Kategorie von Formularen — die Belästigungsmeldung, die Kindeswohlmeldung, der Hinweisgeberkanal —, bei der genau die Person die Antworten nicht lesen darf, die die Instanz administriert.

Direkter Funktionsvergleich

Die dritte Zeile ist ein Unentschieden, und man plant besser damit, als es später zu entdecken: Keines der beiden Produkte verzweigt. Ein Formular, das idealerweise «wenn ja, erzählen Sie uns mehr» sagen würde, muss diese Folgefrage allen zeigen. Das erhöht die Abbruchquote und, datenschutzrechtlich wichtiger, erhebt Felder von Personen, für die sie gar nicht relevant sind. Auf beiden Plattformen lautet die Antwort gleich: ein Formular pro Zweck, und die Folgefragen in ein zweites, separat verlinktes Formular — so wird die Verhältnismässigkeit nach Art. 6 DSG über den Zuschnitt erfüllt statt über Logik. Lesen Sie stattdessen die Zeilen darüber: Dort unterscheiden sich die beiden Produkte wirklich.

Hosting, Souveränität und Schweizer Infrastruktur

Hier gewinnt Nextcloud auf eigenem Terrain, und das gehört klar gesagt. Eine Nextcloud-Instanz bei Infomaniak — mit Ein-Klick-Installation von Nextcloud Hub in dessen ISO-27001-zertifizierten Schweizer Rechenzentren — oder bei Hostpoint, dessen Hosting auf Servern in der Schweiz läuft, bringt Ihnen Schweizer Datenhaltung, Schweizer Jurisdiktion über den Betrieb und überhaupt keinen Auftragsverarbeiter in der Kette. Die Nextcloud GmbH ist ein deutsches Unternehmen, aber beim Selbstbetrieb ist sie Softwarelieferantin und keine Auftragsverarbeiterin. Für ein öffentliches Organ unter kantonalem Datenschutzrecht ist das auf dem Papier nahe am Ideal.

Der Vorbehalt: Souveränität und Vertraulichkeit sind verschiedene Garantien. Souveränität beantwortet «welche Behörden Zugriff erzwingen können und welches Recht gilt». Vertraulichkeit beantwortet «wer das lesen kann». Eine in der Schweiz gehostete Nextcloud gibt Ihnen das Erste vollständig und das Zweite nur so weit, wie Sie Ihre eigene Administration kontrollieren. Genau darum geht es in Formular- und Umfrage-Tools mit Serverstandort Schweiz — und deshalb macht die privatim-Resolution vom November 2025 zu internationalen Cloud-Diensten ihre enge Ausnahme für Konstellationen, in denen das öffentliche Organ verschlüsselt und der Anbieter keinen Schlüssel hält.

Die Betriebslast, die niemand einpreist

«Gratis» ist die Lizenz, nicht der Betrieb. Eine Nextcloud-Instanz, auf der man Personendaten sicher erheben darf, verlangt laufend und von einer verantwortlichen Person: Server- und PHP-Updates, Nextcloud-Hauptversions-Upgrades im Takt der Sicherheitsreleases, TLS-Zertifikatslebenszyklus, durch Rückspielen getestete Backups, Prüfung, wer Administrationsrechte hält, Log-Aufbewahrung samt tatsächlichem Weg zur Erkennung einer Kompromittierung, sowie Aufbewahrungsroutinen, damit sich Antworten nicht ewig in einer Datenbank sammeln, in die niemand schaut. Art. 8 DSG legt die technischen und organisatorischen Massnahmen der verantwortlichen Person auf, und Selbstbetrieb bündelt jede einzelne bei Ihnen.

Organisationen mit professioneller IT absorbieren das mühelos — dafür gibt es eine IT-Abteilung. Der Fehlerfall, den wir in Schweizer Gemeinden und Schulen sehen, ist unspektakulär: eine Instanz zwei Hauptversionen zurück, mit einem Admin-Konto einer Person, die längst weg ist, die weiterhin ein Formular ausliefert, das Gesundheitsangaben zu Kindern erhebt. Den allgemeinen Handel arbeiten wir im Vergleich zu selbst gehosteten Formularen durch, die Bestandssicht — Inventar, Zuständigkeit, Versionierung, Aufbewahrung, Barrierefreiheit — in Elektronische Formularverwaltung.

Preise

Nextcloud Forms ist gratis, wenn die Instanz existiert — und kostet den Preis der Instanz, wenn nicht: Hosting plus die oben genannte Personalzeit. Schweizerform bietet Gratis, Pro zu CHF 19 pro Monat und Business zu CHF 49 pro Monat, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Schweizer Speicherung der verschlüsselten Einreichungen in jedem Tarif inklusive Gratis — das sind keine Stufen, weil es keinen unverschlüsselten Modus zu verkaufen gibt. Die aktuellen Limiten stehen auf der Preisseite.

Welches Werkzeug für welche Aufgabe

Nextcloud Forms, wenn

• die Instanz bereits existiert und tatsächlich von einer verantwortlichen Person gepflegt wird
• das Formular einfach ist: Anmeldungen, Verfügbarkeitsabfragen, Feedback, Listen, interne Anfragen
• die Daten niemandem schaden oder peinlich wären, wenn eine Administration sie liest
• Sie keine Grenzkosten und keine neue Lieferantenbeziehung, keinen Vertrag und keinen Auftragsverarbeitungsvertrag wollen
• Datensouveränität die Anforderung ist und Vertraulichkeit gegenüber der eigenen IT nicht

Schweizerform, wenn

• die Antworten sensibel sind: Gesundheitsdaten, Sozialdienst-Eingang, Kindeswohl, Belästigungs- oder Hinweismeldungen, finanzielle Offenlegungen
• die Person, die die Antworten nicht lesen darf, administrativen Zugriff auf Ihre Systeme hat
• Sie dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB unterstehen, das die Berufsperson und ihre Hilfspersonen bindet
• dasselbe Formular in DE, FR, IT und EN live sein muss, ohne vier Kopien zu pflegen
• das Formular reichere Validierung oder verschlüsselte Datei-Uploads braucht
• Sie niemanden für den Serverbetrieb haben und das Gegenteil anzunehmen das eigentliche Risiko wäre

Wann beides zusammen sinnvoll ist

Das ist der Ausgang, den wir den meisten Nextcloud betreibenden Gemeinden und Schulen empfehlen würden, und er kostet fast nichts. Behalten Sie Nextcloud Forms als Standard für alles Gewöhnliche — die neunzig Prozent Formulare, bei denen der Inhalt administrativ und das Publikum intern ist. Ergänzen Sie einen verschlüsselten Kanal für die wenigen mit sensiblem Inhalt: das Meldeformular der Schule, den Sozialdienst-Eingang, die Personalbeschwerde, die Gesundheitserklärung fürs Klassenlager. Zwei nach Sensibilität abgegrenzte Werkzeuge sind kein Konsolidierungsversagen — es ist dieselbe Logik, die manche Dokumente in einen abschliessbaren Schrank legt und den Rest ins Regal. Die branchenspezifische Fassung steht im Anwendungsfall Behörden, im Anwendungsfall Bildung und — speziell für Schweizer Schulen, wo Datenschutzrecht kantonal und nicht eidgenössisch ist — in Dürfen Schulen Google Forms nutzen.

Ein sensibles Formular von Nextcloud Forms wegziehen

Das Fazit

Nextcloud Forms ist eine gute, ehrliche, kostenlose App in einer Plattform, die Datensouveränität sauber löst — und wer Nextcloud betreibt, sollte sie für die meisten Formulare nutzen. Wir werden Ihnen das nicht ausreden, und eine Vergleichsseite, die es versuchte, wäre für Sie wertlos.

Unsere enge Aussage ist eine sachliche: Formularantworten sind in Nextcloud Anwendungsdaten in einer Datenbank, die serverseitige und die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Instanz erfassen sie also nicht, und jede Administration kann sie lesen. Wenn der Sinn des Formulars ist, dass niemand — auch die eigene IT nicht — lesen kann, was eingereicht wird, ist das in Nextcloud keine Einstellung. Es ist eine andere Architektur.