Onboarding Fornitore e Coordinate Bancarie
Semplifica la registrazione dei fornitori con questo modulo di onboarding conforme al diritto svizzero. Raccoglie identita aziendale, UID, IBAN, persone di contatto, servizi, attestati assicurativi e accordo sul trattamento dei dati.
Informazioni su questo modello
Il modulo di onboarding fornitore e coordinate bancarie e progettato per le aziende svizzere che devono registrare nuovi fornitori o prestatori di servizi. Raccoglie tutte le informazioni necessarie ai team di acquisto, contabilita fornitori e compliance: dati dell'entita giuridica, UID, IBAN e dati bancari, persone di contatto, categorie di servizi, documentazione assicurativa e accordo obbligatorio sul trattamento dei dati.
- Ragione sociale, forma giuridica e paese di domicilio
- UID svizzero (CHE-XXX.XXX.XXX) e stato IVA
- IBAN, nome della banca, BIC/SWIFT e titolare del conto
- Persona di contatto principale e contatto contabilita
- Categorie di beni o servizi forniti
- Dettagli delle assicurazioni di responsabilita civile e professionale
- Caricamento degli attestati assicurativi e dell'estratto del registro di commercio
- Conferma dell'accordo di trattamento dei dati e firma elettronica
Conformita LRD e nLPD per i dati bancari dei fornitori
La raccolta e la conservazione degli IBAN dei fornitori crea obblighi ai sensi della Legge federale sul riciclaggio di denaro (LRD) e della nLPD. Verificare l'identita del fornitore nel registro di commercio, conservare i dati IBAN solo per la durata del rapporto commerciale e limitare l'accesso al personale finanziario autorizzato.
Come usare questo modello
Apri il modello
Clicca su 'Usa modello' per creare una copia nella tua dashboard.
Personalizza per la tua politica acquisti
Aggiungi il nome della tua azienda e adatta i campi obbligatori al tuo processo interno di approvazione dei fornitori.
Aggiungi la clausola DPA
Inserisci il testo del tuo accordo sul trattamento dei dati (DPA) standard o un link al tuo modello nel campo del consenso.
Configura i controlli di accesso
Limita l'accesso alle risposte del modulo ai membri del team finanziario e acquisti.
Integra con il tuo ERP
Usa webhook o esportazione CSV per importare automaticamente i dati anagrafici del fornitore nel tuo ERP.
Archivia in modo sicuro
Assicurati che i moduli completati siano archiviati in un archivio sicuro con un periodo di conservazione definito.
Buone pratiche di onboarding fornitori per le aziende svizzere
Un efficace onboarding dei fornitori e il fondamento di una gestione degli acquisti sicura e conforme. In Svizzera, le aziende devono rispettare i requisiti del CO, della nLPD, della LRD e delle normative settoriali quando stabiliscono nuovi rapporti con i fornitori. Un modulo digitale strutturato riduce gli errori manuali, crea registri verificabili e accelera i tempi dalla selezione del fornitore all'ordine di acquisto.
Il UID svizzero: il tuo identificatore fornitore chiave
Ogni entita giuridica svizzera con una presenza commerciale o fiscale riceve un Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) nel formato CHE-XXX.XXX.XXX. Il UID e il punto di riferimento per le ricerche nel registro di commercio (Zefix), la verifica dell'iscrizione IVA e la convalida della titolarita dell'IBAN. Verifica sempre il UID fornito da un nuovo fornitore nel registro ufficiale zefix.ch.
Validazione IBAN e prevenzione delle frodi nei pagamenti
Gli attacchi di compromissione della posta aziendale (BEC) che prendono di mira i cambiamenti dei conti bancari dei fornitori sono tra i vettori di frode piu comuni che colpiscono le PMI svizzere. Un processo di onboarding formalizzato con controllo a quattro occhi — dove un secondo dipendente autorizzato verifica in modo indipendente l'IBAN — riduce significativamente questo rischio.
Requisiti assicurativi per i fornitori svizzeri
A seconda della natura dei servizi forniti, potresti richiedere ai fornitori di disporre di coperture assicurative specifiche. I requisiti comuni includono: assicurazione di responsabilita civile aziendale con copertura minima di CHF 1-5 milioni per sinistro; assicurazione di responsabilita professionale per i prestatori di servizi professionali; e per fornitori di costruzioni o servizi alle strutture, assicurazione infortuni ai sensi dei requisiti SUVA/LAINF.
Domande frequenti
Un accordo di trattamento dei dati e obbligatorio per tutti i fornitori?
No. Un DPA e richiesto solo quando un fornitore tratta dati personali per conto tuo come responsabile del trattamento ai sensi della nLPD. Se un fornitore fornisce solo beni o software che gestisci in modo indipendente, e sufficiente un contratto di fornitura standard. Tuttavia, i fornitori di cloud storage, servizi IT, piattaforme marketing o sistemi HR con accesso a dati personali richiedono un DPA.
Per quanto tempo devono essere conservati i dati bancari dei fornitori?
Ai sensi del diritto commerciale svizzero (CO art. 958f), i documenti contabili devono essere conservati per 10 anni. I documenti di pagamento compreso gli IBAN utilizzati fanno parte della documentazione contabile e devono essere conservati di conseguenza. Il modulo di onboarding con i dati di identita completi deve essere eliminato tempestivamente alla fine del rapporto con il fornitore, fermo restando il minimo legale di 10 anni.