Informazioni su questo modello
Il modulo di onboarding fornitore e coordinate bancarie e progettato per le aziende svizzere che devono registrare nuovi fornitori o prestatori di servizi. Raccoglie tutte le informazioni necessarie ai team di acquisto, contabilità fornitori e compliance: dati dell'entità giuridica, UID, IBAN e dati bancari, persone di contatto, categorie di servizi, documentazione assicurativa e accordo obbligatorio sul trattamento dei dati.
- Ragione sociale, forma giuridica e paese di domicilio
- UID svizzero (CHE-XXX.XXX.XXX) e stato IVA
- IBAN, nome della banca, BIC/SWIFT e titolare del conto
- Persona di contatto principale e contatto contabilità
- Categorie di beni o servizi forniti
- Dettagli delle assicurazioni di responsabilità civile e professionale
- Caricamento degli attestati assicurativi e dell'estratto del registro di commercio
- Conferma dell'accordo di trattamento dei dati e firma elettronica
Conformità LRD e nLPD per i dati bancari dei fornitori
La raccolta e la conservazione degli IBAN dei fornitori crea obblighi ai sensi della Legge federale sul riciclaggio di denaro (LRD) e della nLPD. Verificare l'identità del fornitore nel registro di commercio, conservare i dati IBAN solo per la durata del rapporto commerciale e limitare l'accesso al personale finanziario autorizzato.
Come usare questo modello
- 1
Apri il modello
Clicca su 'Usa modello' per creare una copia nella tua dashboard.
- 2
Personalizza per la tua politica acquisti
Aggiungi il nome della tua azienda e adatta i campi obbligatori al tuo processo interno di approvazione dei fornitori.
- 3
Aggiungi la clausola DPA
Inserisci il testo del tuo accordo sul trattamento dei dati (DPA) standard o un link al tuo modello nel campo del consenso.
- 4
Configura i controlli di accesso
Limita l'accesso alle risposte del modulo ai membri del team finanziario e acquisti.
- 5
Integra con il tuo ERP
Usa webhook o esportazione CSV per importare automaticamente i dati anagrafici del fornitore nel tuo ERP.
- 6
Archivia in modo sicuro
Assicurati che i moduli completati siano archiviati in un archivio sicuro con un periodo di conservazione definito.
Buone pratiche di onboarding fornitori per le aziende svizzere
Un efficace onboarding dei fornitori e il fondamento di una gestione degli acquisti sicura e conforme. In Svizzera, le aziende devono rispettare i requisiti del CO, della nLPD, della LRD e delle normative settoriali quando stabiliscono nuovi rapporti con i fornitori. Un modulo digitale strutturato riduce gli errori manuali, crea registri verificabili e accelera i tempi dalla selezione del fornitore all'ordine di acquisto.
Il UID svizzero: il tuo identificatore fornitore chiave
Ogni entità giuridica svizzera con una presenza commerciale o fiscale riceve un Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) nel formato CHE-XXX.XXX.XXX. Il UID e il punto di riferimento per le ricerche nel registro di commercio (Zefix), la verifica dell'iscrizione IVA e la convalida della titolarità dell'IBAN. Verifica sempre il UID fornito da un nuovo fornitore nel registro ufficiale zefix.ch.
Validazione IBAN e prevenzione delle frodi nei pagamenti
Gli attacchi di compromissione della posta aziendale (BEC) che prendono di mira i cambiamenti dei conti bancari dei fornitori sono tra i vettori di frode più comuni che colpiscono le PMI svizzere. Un processo di onboarding formalizzato con controllo a quattro occhi — dove un secondo dipendente autorizzato verifica in modo indipendente l'IBAN — riduce significativamente questo rischio.
Requisiti assicurativi per i fornitori svizzeri
A seconda della natura dei servizi forniti, potresti richiedere ai fornitori di disporre di coperture assicurative specifiche. I requisiti comuni includono: assicurazione di responsabilità civile aziendale con copertura minima di CHF 1-5 milioni per sinistro; assicurazione di responsabilità professionale per i prestatori di servizi professionali; e per fornitori di costruzioni o servizi alle strutture, assicurazione infortuni ai sensi dei requisiti SUVA/LAINF.
Domande frequenti
Un accordo di trattamento dei dati è obbligatorio per tutti i fornitori?
No. Un DPA e richiesto solo quando un fornitore tratta dati personali per conto tuo come responsabile del trattamento ai sensi della nLPD. Se un fornitore fornisce solo beni o software che gestisci in modo indipendente, è sufficiente un contratto di fornitura standard. Tuttavia, i fornitori di cloud storage, servizi IT, piattaforme marketing o sistemi HR con accesso a dati personali richiedono un DPA.
Per quanto tempo devono essere conservati i dati bancari dei fornitori?
Ai sensi del diritto commerciale svizzero (CO art. 958f), i documenti contabili devono essere conservati per 10 anni. I documenti di pagamento compreso gli IBAN utilizzati fanno parte della documentazione contabile e devono essere conservati di conseguenza. Il modulo di onboarding con i dati di identità completi deve essere eliminato tempestivamente alla fine del rapporto con il fornitore, fermo restando il minimo legale di 10 anni.