Onboarding Fournisseur et Coordonnées Bancaires
Simplifiez l'enregistrement des fournisseurs avec ce formulaire d'onboarding conforme au droit suisse. Collecte l'identité de l'entreprise, le UID, l'IBAN, les interlocuteurs, les services, les attestations d'assurance et l'accord de traitement des données.
A propos de ce modèle
Le formulaire d'onboarding fournisseur et de coordonnées bancaires est conçu pour les entreprises suisses qui doivent enregistrer de nouveaux fournisseurs ou prestataires de services. Il collecte toutes les informations nécessaires aux équipes achats, comptabilité fournisseurs et conformité: détails de l'entité juridique, UID, IBAN et coordonnées bancaires, interlocuteurs, catégories de services, documents d'assurance et accord de traitement des données.
- Raison sociale, forme juridique et pays de domicile
- UID suisse (CHE-XXX.XXX.XXX) et statut TVA
- IBAN, nom de la banque, BIC/SWIFT et titulaire du compte
- Interlocuteur principal et contact comptabilité fournisseurs
- Catégories de biens ou services fournis
- Détails des assurances responsabilité civile et professionnelle
- Téléchargement des attestations d'assurance et extrait du registre du commerce
- Accusé de réception de l'accord de traitement des données et signature électronique
Conformité LBA et nLPD pour les données bancaires fournisseurs
La collecte et le stockage des IBAN fournisseurs créent des obligations selon la Loi fédérale sur la lutte contre le blanchiment d'argent (LBA) et la nLPD. Vérifiez l'identité du fournisseur dans le registre du commerce, conservez les données IBAN uniquement pendant la durée de la relation commerciale, et limitez l'accès au personnel financier autorise.
Comment utiliser ce modèle
Ouvrir le modèle
Cliquez sur 'Utiliser le modèle' pour en créer une copie dans votre tableau de bord.
Adapter à votre politique d'achats
Ajoutez le nom de votre entreprise et ajustez les champs obligatoires selon votre processus interne d'approbation des fournisseurs.
Ajouter votre clause DPA
Insérez le texte de votre accord de traitement des données (DPA) standard ou un lien vers votre modèle dans le champ de consentement.
Configurer les contrôles d'accès
Limitez l'accès aux réponses du formulaire aux membres de l'équipe finance et achats.
Intégrer avec votre ERP
Utilisez le webhook ou l'export CSV pour importer automatiquement les données de base fournisseurs dans votre ERP.
Archiver de manière sécurisée
Assurez-vous que les formulaires complètes sont stockés dans une archive sécurisée avec une période de conservation définie.
Bonnes pratiques d'onboarding fournisseurs pour les entreprises suisses
Un onboarding fournisseur efficace est le fondement d'une gestion des achats sécurisée et conforme. En Suisse, les entreprises doivent respecter les exigences du CO, de la nLPD, de la LBA et des réglementations sectorielles lors de l'établissement de nouvelles relations fournisseurs. Un formulaire numérique structure réduit les erreurs manuelles, crée des enregistrements auditables et accélère le délai entre la sélection du fournisseur et le bon de commande.
Le UID suisse: votre identifiant fournisseur clé
Toute entité juridique suisse ayant une présence commerciale ou fiscale se voit attribuer un Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) au format CHE-XXX.XXX.XXX. Le UID est le point d'ancrage pour les recherches au registre du commerce (Zefix), la vérification de l'immatriculation TVA et la validation de la propriété de l'IBAN. Vérifiez toujours le UID fourni par un nouveau fournisseur sur le registre officiel zefix.ch.
Validation de l'IBAN et prévention de la fraude aux paiements
Les attaques de compromission de messagerie professionnelle (BEC) ciblant les changements de comptes bancaires fournisseurs sont parmi les vecteurs de fraude les plus courants touchant les PME suisses. Un processus d'onboarding formalise avec validation en double contrôle — ou un second employé autorise vérifie indépendamment l'IBAN — réduit considérablement ce risque.
Exigences d'assurance pour les fournisseurs suisses
Selon la nature des services fournis, vous pouvez exiger des fournisseurs qu'ils disposent de couvertures d'assurance spécifiques. Les exigences courantes comprennent: une assurance responsabilité civile d'exploitation avec une couverture minimale de CHF 1 à 5 millions par sinistre; une assurance responsabilité professionnelle pour les prestataires de services; et pour les fournisseurs de construction ou de facilities, une assurance accidents selon les exigences SUVA/LAA.
Questions fréquentes
Un accord de traitement des données est-il obligatoire pour tous les fournisseurs?
Non. Un DPA est requis uniquement lorsqu'un fournisseur traite des données personnelles en votre nom en tant que sous-traitant selon la nLPD. Si un fournisseur fournit uniquement des biens ou des logiciels que vous exploitez indépendamment, un contrat de fourniture standard suffit. En revanche, les fournisseurs de stockage cloud, services informatiques, plateformes marketing ou systèmes RH avec accès aux données personnelles nécessitent un DPA.
Combien de temps les données bancaires fournisseurs doivent-elles être conservées?
En vertu du droit commercial suisse (CO art. 958f), les documents comptables doivent être conservés 10 ans. Les documents de paiement incluant les IBAN utilisés font partie des documents comptables et doivent être conservés en conséquence. Le formulaire d'onboarding avec les données d'identité complètes doit être supprime rapidement à la fin de la relation fournisseur, sous reserve du minimum légal de 10 ans.