Onboarding Fournisseur et Coordonnees Bancaires
Simplifiez l'enregistrement des fournisseurs avec ce formulaire d'onboarding conforme au droit suisse. Collecte l'identite de l'entreprise, le UID, l'IBAN, les interlocuteurs, les services, les attestations d'assurance et l'accord de traitement des donnees.
A propos de ce modele
Le formulaire d'onboarding fournisseur et de coordonnees bancaires est concu pour les entreprises suisses qui doivent enregistrer de nouveaux fournisseurs ou prestataires de services. Il collecte toutes les informations necessaires aux equipes achats, comptabilite fournisseurs et conformite: details de l'entite juridique, UID, IBAN et coordonnees bancaires, interlocuteurs, categories de services, documents d'assurance et accord de traitement des donnees.
- Raison sociale, forme juridique et pays de domicile
- UID suisse (CHE-XXX.XXX.XXX) et statut TVA
- IBAN, nom de la banque, BIC/SWIFT et titulaire du compte
- Interlocuteur principal et contact comptabilite fournisseurs
- Categories de biens ou services fournis
- Details des assurances responsabilite civile et professionnelle
- Telechargement des attestations d'assurance et extrait du registre du commerce
- Accusé de reception de l'accord de traitement des donnees et signature electronique
Conformite LBA et nLPD pour les donnees bancaires fournisseurs
La collecte et le stockage des IBAN fournisseurs creent des obligations selon la Loi federale sur la lutte contre le blanchiment d'argent (LBA) et la nLPD. Verifiez l'identite du fournisseur dans le registre du commerce, conservez les donnees IBAN uniquement pendant la duree de la relation commerciale, et limitez l'acces au personnel financier autorise.
Comment utiliser ce modele
Ouvrir le modele
Cliquez sur 'Utiliser le modele' pour en creer une copie dans votre tableau de bord.
Adapter a votre politique d'achats
Ajoutez le nom de votre entreprise et ajustez les champs obligatoires selon votre processus interne d'approbation des fournisseurs.
Ajouter votre clause DPA
Inserez le texte de votre accord de traitement des donnees (DPA) standard ou un lien vers votre modele dans le champ de consentement.
Configurer les controles d'acces
Limitez l'acces aux reponses du formulaire aux membres de l'equipe finance et achats.
Integrer avec votre ERP
Utilisez le webhook ou l'export CSV pour importer automatiquement les donnees de base fournisseurs dans votre ERP.
Archiver de maniere securisee
Assurez-vous que les formulaires completes sont stockes dans une archive securisee avec une periode de conservation definie.
Bonnes pratiques d'onboarding fournisseurs pour les entreprises suisses
Un onboarding fournisseur efficace est le fondement d'une gestion des achats securisee et conforme. En Suisse, les entreprises doivent respecter les exigences du CO, de la nLPD, de la LBA et des reglementations sectorielles lors de l'etablissement de nouvelles relations fournisseurs. Un formulaire numerique structure reduit les erreurs manuelles, cree des enregistrements auditables et accelere le delai entre la selection du fournisseur et le bon de commande.
Le UID suisse: votre identifiant fournisseur cle
Toute entite juridique suisse ayant une presence commerciale ou fiscale se voit attribuer un Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) au format CHE-XXX.XXX.XXX. Le UID est le point d'ancrage pour les recherches au registre du commerce (Zefix), la verification de l'immatriculation TVA et la validation de la propriete de l'IBAN. Verifiez toujours le UID fourni par un nouveau fournisseur sur le registre officiel zefix.ch.
Validation de l'IBAN et prevention de la fraude aux paiements
Les attaques de compromission de messagerie professionnelle (BEC) ciblant les changements de comptes bancaires fournisseurs sont parmi les vecteurs de fraude les plus courants touchant les PME suisses. Un processus d'onboarding formalise avec validation en double controle — ou un second employe autorise verifie independamment l'IBAN — reduit considerablement ce risque.
Exigences d'assurance pour les fournisseurs suisses
Selon la nature des services fournis, vous pouvez exiger des fournisseurs qu'ils disposent de couvertures d'assurance specifiques. Les exigences courantes comprennent: une assurance responsabilite civile d'exploitation avec une couverture minimale de CHF 1 a 5 millions par sinistre; une assurance responsabilite professionnelle pour les prestataires de services; et pour les fournisseurs de construction ou de facilities, une assurance accidents selon les exigences SUVA/LAA.
Questions frequentes
Un accord de traitement des donnees est-il obligatoire pour tous les fournisseurs?
Non. Un DPA est requis uniquement lorsqu'un fournisseur traite des donnees personnelles en votre nom en tant que sous-traitant selon la nLPD. Si un fournisseur fournit uniquement des biens ou des logiciels que vous exploitez independamment, un contrat de fourniture standard suffit. En revanche, les fournisseurs de stockage cloud, services informatiques, plateformes marketing ou systemes RH avec acces aux donnees personnelles necessitent un DPA.
Combien de temps les donnees bancaires fournisseurs doivent-elles etre conservees?
En vertu du droit commercial suisse (CO art. 958f), les documents comptables doivent etre conserves 10 ans. Les documents de paiement incluant les IBAN utilises font partie des documents comptables et doivent etre conserves en consequence. Le formulaire d'onboarding avec les donnees d'identite completes doit etre supprime rapidement a la fin de la relation fournisseur, sous reserve du minimum legal de 10 ans.