Inscription événement avec besoins médicaux et alimentaires
Un formulaire d'inscription à un événement chiffré pour conférences, ateliers, retraites et événements d'entreprise — recueille les coordonnées des participants, exigences alimentaires, conditions médicales, contact d'urgence et besoins d'accessibilité, conforme à la nLPD.
Les données d'inscription à un événement ont une propriété inhabituelle : presque tout cesse d'être utile le lendemain, et une partie devient un risque. Une allergie, un besoin de mobilité, une personne à contacter en urgence — nécessaires le jour même, indéfendables dans un tableur six mois plus tard. Bien les collecter suppose d'en planifier la suppression en même temps.
Planifier la suppression avant l'événement
Supprimez les données de santé et de contact d'urgence rapidement après l'événement. Il y a rarement une base légale pour les conserver au-delà de l'événement.
Données médicales et alimentaires — données sensibles selon la nLPD
Les conditions médicales, allergies et informations alimentaires constituent des données personnelles sensibles selon la nLPD suisse et l'Art. 9 du RGPD. Les organisateurs d'événements doivent avoir un objectif légitime et des garanties appropriées. Le chiffrement de bout en bout protège ces données dès leur soumission.
Ce que le formulaire recueille
- Nom, date de naissance et coordonnées du participant
- Organisation et intitulé du poste
- Type de billet ou d'inscription
- Exigences alimentaires — allergies, intolérances, préférences
- Conditions médicales pertinentes pour la participation
- Médicaments actuels (optionnel)
- Nom et téléphone du contact d'urgence
- Besoins d'accessibilité et de mobilité
- Consentement photo et médias
- Signature et accusé de réception du participant
Pourquoi nom et e-mail ne suffisent pas
La plupart des outils d'inscription collectent nom, e-mail et société. Pour les événements avec repas, activité physique ou programmes de plusieurs jours, c'est insuffisant. Les obligations de diligence suisses (Art. 41 CO) signifient que les organisateurs peuvent être tenus responsables des dommages prévisibles qu'une préparation adéquate aurait évités.
Collecter et agir sur les informations médicales et alimentaires fait partie de cette préparation. Un formulaire structuré garantit qu'aucune information critique n'est manquée.
Que demander sur les besoins médicaux
L'objectif n'est pas un historique médical complet, mais des informations opérationnelles : conditions dont l'équipe devrait être informée ; médicaments nécessitant réfrigération ou usage d'urgence ; besoins de mobilité ; contact d'urgence.
Les catégories alimentaires à couvrir
- Allergies sévères : noix, crustacés, œufs, produits laitiers, blé/gluten, sésame
- Régimes religieux : halal, casher, sans porc, sans bœuf
- Préférences de mode de vie : vegan, végétarien, pescétarien
- Conditions médicales : régime diabétique, maladie cœliaque (sans gluten strict), régime rénal
- Préférences culturelles : sans alcool, restrictions spécifiques
Papier contre inscription numérique chiffrée
| Papier ou tableur | Formulaire numérique chiffré | |
|---|---|---|
| Protection des données | Feuilles sur les tables, tableurs sur des disques non protégés | Chiffré avant de quitter le navigateur |
| Briefing alimentaire pour le traiteur | Comptage manuel depuis la liste, source d'erreurs | Résumé structuré exportable |
| Données médicales / urgence | Accessible à quiconque trouve le formulaire | Accès contrôlé, chiffré |
| Préparation accessibilité | Oublié ou géré ad-hoc | Champ structuré, pris en compte avant l'événement |
Mise en place
Utiliser ce modèle
Copiez-le dans votre tableau de bord — les sections alimentation, accessibilité et contact d'urgence sont déjà structurées.
Personnaliser pour votre événement
Ajoutez le nom, la date et les options spécifiques à votre événement.
Partager avec les participants
Diffusez le lien à l'inscription, dans les e-mails de confirmation ou via QR code à l'accueil.
Briefer votre équipe
Partagez les résumés alimentaires et médicaux avec le traiteur, les secouristes et coordinateurs avant l'événement.
Questions que posent les organisateurs
Puis-je légalement collecter des informations médicales des participants ?
Oui, avec un objectif clair. Selon la nLPD, la collecte de données de santé pour la sécurité des événements est légitime tant que vous informez les participants de leur utilisation, qui y aura accès et quand elles seront supprimées.
Faut-il demander les allergies même pour un court événement matinal?
Si de la nourriture, des boissons ou des rafraîchissements sont servis, oui. Même un simple café du matin peut mettre en danger un participant souffrant d'une allergie grave si l'équipe de restauration n'est pas informée. C'est un petit champ dans le formulaire pour une réduction de risque considérable.
Les données d'inscription sont-elles chiffrées ?
Oui. Toutes les données — y compris conditions médicales et contacts d'urgence — sont chiffrées de bout en bout.
Consultez notre page de cas d'usage événementiel et notre guide sur la gestion d'événements conforme au RGPD en Suisse.