Inscription événement avec besoins médicaux et alimentaires
Un formulaire d'inscription à un événement chiffré pour conférences, ateliers, retraites et événements d'entreprise — recueille les coordonnées des participants, exigences alimentaires, conditions médicales, contact d'urgence et besoins d'accessibilité, conforme à la nLPD.
À propos de ce modèle
Ce modèle fournit aux organisateurs d'événements — équipes de conférence, RH, prestataires d'ateliers et organisateurs de retraites — un formulaire d'inscription chiffré et structuré capturant les besoins médicaux, alimentaires et d'accessibilité.
Ce qu'il recueille
- Nom, date de naissance et coordonnées du participant
- Organisation et intitulé du poste
- Type de billet ou d'inscription
- Exigences alimentaires — allergies, intolérances, préférences
- Conditions médicales pertinentes pour la participation
- Médicaments actuels (optionnel)
- Nom et téléphone du contact d'urgence
- Besoins d'accessibilité et de mobilité
- Consentement photo et médias
- Signature et accusé de réception du participant
Données médicales et alimentaires — données sensibles selon la nLPD
Les conditions médicales, allergies et informations alimentaires constituent des données personnelles sensibles selon la nLPD suisse et l'Art. 9 du RGPD. Les organisateurs d'événements doivent avoir un objectif légitime et des garanties appropriées. Le chiffrement de bout en bout protège ces données dès leur soumission.
Comment l'utiliser
Utiliser ce modèle
Cliquez sur « Utiliser le modèle » pour créer une copie dans votre tableau de bord.
Personnaliser pour votre événement
Ajoutez le nom, la date et les options spécifiques à votre événement.
Partager avec les participants
Diffusez le lien à l'inscription, dans les e-mails de confirmation ou via QR code à l'accueil.
Briefer votre équipe
Partagez les résumés alimentaires et médicaux avec le traiteur, les secouristes et coordinateurs avant l'événement.
Pourquoi l'inscription à un événement doit capturer plus qu'un nom et un e-mail
La plupart des outils d'inscription collectent nom, e-mail et société. Pour les événements avec repas, activité physique ou programmes de plusieurs jours, c'est insuffisant. Les obligations de diligence suisses (Art. 41 CO) signifient que les organisateurs peuvent être tenus responsables des dommages prévisibles qu'une préparation adéquate aurait évités.
Collecter et agir sur les informations médicales et alimentaires fait partie de cette préparation. Un formulaire structuré garantit qu'aucune information critique n'est manquée.
Catégories alimentaires courantes à couvrir
- Allergies sévères : noix, crustacés, œufs, produits laitiers, blé/gluten, sésame
- Régimes religieux : halal, casher, sans porc, sans bœuf
- Préférences de mode de vie : vegan, végétarien, pescétarien
- Conditions médicales : régime diabétique, maladie cœliaque (sans gluten strict), régime rénal
- Préférences culturelles : sans alcool, restrictions spécifiques
Ce que les formulaires d'inscription devraient demander sur les besoins médicaux
L'objectif n'est pas un historique médical complet, mais des informations opérationnelles : conditions dont l'équipe devrait être informée ; médicaments nécessitant réfrigération ou usage d'urgence ; besoins de mobilité ; contact d'urgence.
Papier vs formulaire numérique chiffré
| Papier ou tableur | Formulaire numérique chiffré | |
|---|---|---|
| Protection des données | Feuilles sur les tables, tableurs sur des disques non protégés | Chiffré avant de quitter le navigateur |
| Briefing alimentaire pour le traiteur | Comptage manuel depuis la liste, source d'erreurs | Résumé structuré exportable |
| Données médicales / urgence | Accessible à quiconque trouve le formulaire | Accès contrôlé, chiffré |
| Préparation accessibilité | Oublié ou géré ad-hoc | Champ structuré, pris en compte avant l'événement |
Foire aux questions
Puis-je légalement collecter des informations médicales des participants ?
Oui, avec un objectif clair. Selon la nLPD, la collecte de données de santé pour la sécurité des événements est légitime tant que vous informez les participants de leur utilisation, qui y aura accès et quand elles seront supprimées.
Que faire des données après l'événement ?
Supprimez les données de santé et de contact d'urgence rapidement après l'événement. Il y a rarement une base légale pour les conserver au-delà de l'événement.
Les données d'inscription sont-elles chiffrées ?
Oui. Toutes les données — y compris conditions médicales et contacts d'urgence — sont chiffrées de bout en bout.
Consultez notre page de cas d'usage événementiel et notre guide sur la gestion d'événements conforme au RGPD en Suisse.