Formulaires de demande de bourse d'études et de subvention

Une demande de bourse d'études ou de subvention constitue, du point de vue de la protection des données, le dossier le plus dense qu'une organisation suisse recueille régulièrement auprès de quelqu'un qui n'a aucun pouvoir de refuser. Un même dossier de candidature peut contenir la taxation fiscale de la personne requérante et celle de ses parents, une attestation d'aide sociale, un extrait du registre des poursuites, un titre de séjour, un certificat médical à l'appui d'un cas de rigueur, une convention de séparation ou une mesure de curatelle, et une lettre de motivation de deux pages dans laquelle une personne de dix-neuf ans explique pourquoi sa situation familiale s'est effondrée. Ce dossier est ensuite lu par une commission — souvent bénévole, souvent sur des ordinateurs portables privés, souvent depuis un dossier partagé.

Schweizerform est la couche de collecte chiffrée de bout en bout conçue pour exactement ce dossier. Chaque réponse et chaque document téléversé est chiffré dans le navigateur de la personne requérante avant de quitter l'appareil, et seule la personne qui détient la clé du coffre peut le déchiffrer. Nous stockons les soumissions chiffrées en Suisse chez Infomaniak, nous sommes une société suisse, et nous ne pouvons pas lire les envois — ni pour le support, ni pour les statistiques, ni dans le cadre d'une procédure judiciaire, parce que nous n'avons tout simplement pas la clé. Les formulaires et l'interface destinée aux personnes requérantes existent en allemand, en français, en italien et en anglais, ce qui, pour un appel ouvert au-delà d'une seule région linguistique, n'est pas un détail de confort.

Pourquoi une demande de bourse d'études pèse plus lourd en protection des données que presque tout autre formulaire

En Suisse, les bourses et prêts d'études sont octroyés par les cantons et non par la Confédération. La loi fédérale sur les contributions à la formation (RS 416.0, en vigueur depuis le 1er janvier 2016) règle les subventions fédérales aux dépenses cantonales au degré tertiaire ainsi que l'effort d'harmonisation qui la sous-tend ; l'accord intercantonal sur l'harmonisation des régimes de bourses d'études est entré en vigueur le 1er mars 2013 et la majorité des cantons y a adhéré. Selon la statistique STIP de l'Office fédéral de la statistique, les cantons ont versé environ 369 millions de francs de contributions à la formation en 2024, dont quelque 95 % sous forme de bourses non remboursables. À côté de ce système public s'en trouve un privé, considérable : le Swiss Foundation Report 2025 (CEPS Bâle, SwissFoundations et Université de Zurich, juin 2025) estime le volume annuel de soutien des fondations d'utilité publique suisses à environ 6 milliards de francs, soit à peu près le double du chiffre longtemps cité.

Ce que contient réellement un dossier de demande de bourse d'études

• Les finances du ménage — la taxation fiscale de la personne requérante et, dans la plupart des régimes cantonaux, celle des parents. À Genève, le calcul passe par le revenu déterminant unifié selon l'art. 18 al. 2 de la loi cantonale sur les bourses et prêts d'études (rsGE C 1 20).
• Les attestations d'aide sociale — expressément citées comme données personnelles sensibles à l'art. 5 let. c ch. 6 nLPD, qui vise les données sur des mesures d'aide sociale.
• Les données de santé — certificats médicaux à l'appui d'une interruption d'études, d'un supplément pour cas de rigueur ou d'une prolongation de délai. Sensibles au sens de l'art. 5 let. c ch. 2.
• Le statut migratoire et de séjour — catégorie de permis et nationalité, critères légaux d'éligibilité dans la plupart des lois cantonales sur les bourses, qui peuvent aussi révéler l'origine ethnique.
• Les procédures et les poursuites — extraits du registre des poursuites, conventions de séparation, mesures de curatelle, qui touchent à l'art. 5 let. c ch. 5.
• Des données de tiers qui n'appartiennent pas à la personne requérante — revenus des parents, appréciations des répondants, frères et sœurs en formation, contrat de bail du bailleur.
• Un récit personnel — la lettre de motivation, dans laquelle les personnes requérantes révèlent spontanément maladie, violence familiale, religion ou engagement politique sans qu'on le leur ait demandé.

La personne requérante ne peut pas dire non — et cela change l'analyse du consentement

Quelqu'un qui sollicite une bourse d'études n'est pas un client qui choisit un fournisseur. Les lois cantonales sur les bourses exigent la fourniture de tout ce qui est nécessaire — à Genève, l'art. 21 oblige la personne requérante à donner tous les renseignements nécessaires et à annoncer immédiatement tout changement, l'art. 27 prévoyant la restitution des aides indûment perçues. Ne pas joindre la taxation fiscale des parents, c'est ne rien toucher. Cette asymétrie ne supprime pas votre base légale, mais elle supprime l'argument confortable selon lequel la personne requérante aurait librement choisi de vous confier les finances de sa famille. Lorsque vous vous fondez sur le consentement exprès pour des données sensibles au sens de l'art. 6 al. 7 nLPD, soyez honnête sur le degré de liberté réel — et compensez du côté de la sécurité plutôt que du côté de la paperasse.

Service cantonal ou fondation privée ? Deux régimes juridiques totalement différents

Cette distinction commande presque tout le reste, et elle est régulièrement brouillée. Selon l'art. 2 nLPD, la loi fédérale s'applique au traitement effectué par des personnes privées et par des organes fédéraux. Un service cantonal ou communal des bourses relève de sa propre loi cantonale sur la protection des données, est lié par le secret de fonction de l'art. 320 CP et tombe sous une loi cantonale sur les archives. Une fondation privée est un responsable du traitement privé au sens de la nLPD, surveillée quant à son but selon l'art. 84 al. 2 CC — par l'Autorité fédérale de surveillance des fondations si elle agit à l'échelle nationale ou internationale, autrement à l'échelle cantonale — et n'est soumise à aucune loi sur les archives. Le volet secret de fonction est développé dans le cas d'utilisation de l'administration publique.

Ce que change une collecte à connaissance nulle pour les demandes de bourse et de subvention

Concrètement : la demande est chiffrée sur l'appareil de la personne requérante avec une clé que nous ne recevons jamais. Ce qui atteint nos serveurs est du texte chiffré. Lorsqu'un membre de la commission ouvre le dossier, le déchiffrement a lieu dans son navigateur avec la clé du coffre. Il n'existe aucune copie lisible sur le serveur, aucune copie lisible dans un outil de support, et aucune copie lisible qu'un prestataire pourrait être contraint de remettre.

• Le canal de collecte cesse d'être une dispersion de pièces jointes dans des boîtes de courriel privées doublée d'un dossier partagé.
• Le devoir d'information de l'art. 19 nLPD est rempli une fois, sur le formulaire lui-même, dans la langue de la personne requérante — y compris le fait que les données des parents et des répondants seront traitées. L'art. 6 genevois impose d'informer les parents et les tiers au plus tard au moment de la collecte.
• La protection des données dès la conception et par défaut de l'art. 7 nLPD devient une chose que vous pouvez montrer plutôt que décrire.
• La sécurité adaptée au risque de l'art. 8 nLPD découle de l'architecture, et pas seulement de votre politique d'accès.
• La durée de conservation de l'art. 6 al. 4 nLPD s'applique formulaire par formulaire, de sorte qu'un dossier refusé ne survit pas discrètement dans trois boîtes de courriel.

Le même document nomme le point que la plupart des grilles d'achat manquent : des données chiffrées au repos ne sont régulièrement pas chiffrées pendant que le service les traite, de sorte que le chiffrement au repos d'un logiciel en ligne classique protège le stockage, pas le traitement. C'est précisément cette faille que ferme le chiffrement de bout en bout, et cela vaut la peine d'être compris avant toute comparaison de prestataires — chiffrement au repos ou de bout en bout expose la différence.

Où les bailleurs de fonds et les fondations utilisent Schweizerform

Demandes de bourses d'études cantonales et communales

Le plus souvent en complément et non en remplacement — voir les réserves plus bas. Ce qui, dans une procédure cantonale, se prête à cet usage, ce sont les volets les plus sensibles, ceux que le portail principal renvoie de toute façon à un être humain : suppléments pour cas de rigueur, remise de certificats médicaux, demandes de prolongation de délai et situations que le formulaire standard ne sait pas modéliser.

Appels à projets de fondations et tours de financement ouverts

L'usage naturel. Une fondation donatrice qui lance un appel annuel de 40 à 300 demandes, évaluées par un conseil réuni quatre fois par an, n'a aucune intégration de registre à perdre et toutes les raisons de garder les dossiers illisibles pour quiconque hors du conseil. Les associations et les ONG qui accompagnent des situations individuelles ont une structure très proche — voir le cas d'utilisation de la gestion de cas en ONG et association.

Fonds de secours, d'urgence et de solidarité

La catégorie la plus sensible que nous rencontrons, et souvent la plus mal servie : un fonds destiné aux membres, au personnel ou aux parents en difficulté aiguë, où la demande arrive par courriel à une seule personne nommément désignée parce que personne n'a voulu la mettre dans un système. Un formulaire chiffré dont la clé du coffre reste entre une seule paire de mains vaut nettement mieux que ce courriel — et il laisse une trace que l'on peut réellement contrôler.

Demandes de remise d'impôt et d'exonération d'émoluments

L'art. 167 LIFD permet la remise totale ou partielle de l'impôt dû, des intérêts, des amendes et des frais lorsque la personne contribuable se trouve dans le dénuement, et l'ordonnance du Département fédéral des finances sur les demandes en remise d'impôt exige une demande écrite, motivée et signée, accompagnée des pièces nécessaires. En pratique, cela signifie qu'un tableau complet des revenus, des dettes et du coût de la vie atterrit dans la boîte de courriel d'une administration communale. Les fiduciaires et les conseillers fiscaux qui préparent ces dossiers rencontrent le même problème de collecte — voir le cas d'utilisation des fiduciaires et conseils fiscaux.

Appels de financement en recherche, en sport et en culture

Financements d'amorçage internes, bourses de voyage et appels pour de l'équipement au sein d'une haute école ou d'un hôpital, où la personne requérante est aussi une employée et où les évaluateurs sont des collègues — et l'évaluation par les pairs signifie que les dossiers circulent entre plusieurs personnes et, en évaluation internationale, au-delà des frontières, ce qui relève de la communication à l'étranger des art. 16 et 17 nLPD et non d'une formalité. Les fonds de soutien aux talents, les subventions à des projets culturels et les contributions aux camps de jeunes se situent à côté, avec une part élevée de personnes requérantes mineures et des dossiers qui associent la déclaration de revenus d'un parent aux informations de santé d'un enfant. C'est ici que l'exigence des quatre langues mord le plus fort, parce que ces appels sont souvent régionaux et que les personnes requérantes ne sont pas triées par langue.

Lettres de référence, réclamations et demandes de reconsidération

Deux flux presque toujours improvisés. Une lettre de référence est une donnée de tiers déposée sur la personne requérante par quelqu'un d'autre, et elle arrive d'ordinaire en pièce jointe non chiffrée ; un formulaire chiffré distinct, avec son propre lien, règle cela proprement. Les réclamations sont l'autre cas : l'art. 28 genevois ouvre 30 jours pour une réclamation avant le recours à la chambre administrative, et un dossier de réclamation doit rester complet, daté et lisible des années plus tard.

Quelles données d'une demande de subvention comptent comme données personnelles sensibles ?

L'art. 5 let. c nLPD énumère les catégories : opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales ; santé, sphère intime et appartenance à une race ou à une ethnie ; données génétiques ; données biométriques identifiant une personne de manière univoque ; données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives ; et données sur des mesures d'aide sociale. Les demandes de subvention touchent régulièrement quatre de ces six catégories. Le tableau suivant cartographie un dossier typique.

Ce que voient réellement les évaluateurs, les commissions et les organes de révision

La norme, dans la plupart des organes de financement, est que tout le monde dans la commission voit tout, parce que le dossier a circulé sous forme d'un seul fichier. Presque rien dans le droit ne l'exige. La personne qui calcule le droit à partir de la taxation fiscale n'a pas besoin du certificat médical ; le conseil qui vote sur le mérite a rarement besoin de l'extrait des poursuites. La proportionnalité de l'art. 6 nLPD n'est pas satisfaite par le fait que toutes les personnes qui lisent sont tenues à la confidentialité — elle demande si chacune avait besoin de la donnée.

La surveillance des fondations selon l'art. 84 al. 2 CC vérifie que la fortune est employée conformément au but ; l'Autorité fédérale de surveillance des fondations conduit sa surveillance numérique via le système eESA depuis mai 2022. Les organes de révision vérifient que l'argent est allé là où le procès-verbal l'affirme. Les deux ont besoin de la décision, du montant et de la motivation — aucun n'a besoin du certificat médical d'une personne refusée il y a quatre tours. Construire vos formulaires de façon que la piste de contrôle et les annexes sensibles restent séparables, c'est tout l'enjeu.

Comment donner accès à une commission bénévole sans diffuser le dossier ?

C'est la question opérationnelle qui décide si la protection des données d'un organe de financement est réelle ou théorique, et la réponse est peu spectaculaire : séparez la collecte, pas le chiffrement.

• Utilisez plus d'un formulaire par tour. Un formulaire d'éligibilité portant les annexes financières, avec une clé du coffre entre les mains d'une ou deux personnes administratrices, et un formulaire de mérite portant la description de projet et la lettre de motivation que la commission lit réellement. Deux liens, deux clés, un seul parcours pour la personne requérante.
• Gardez les annexes sensibles hors du dossier qui circule. Les commissions doivent recevoir l'appréciation, pas les certificats bruts. Si le dossier doit voyager, qu'il voyage sous forme de synthèse et non de pièces.
• Consignez par écrit la garde des clés. Deux personnes, une copie hors ligne au coffre, une remise à chaque changement de commission. Selon les art. 5 et 6 OPDo, un responsable privé qui traite des données sensibles à grande échelle a de toute façon besoin d'un règlement de traitement — la garde des clés y a sa place.
• Journalisez qui a lu quoi. L'art. 4 OPDo exige, pour le traitement à grande échelle de données sensibles par des acteurs privés, la journalisation de l'enregistrement, de la modification, de la lecture, de la communication, de l'effacement et de la destruction, conservée au moins un an. La lecture figure sur cette liste et c'est celle que la plupart des systèmes omettent.
• Retirez l'accès avec le mandat. Les membres des commissions tournent ; leur accès doit prendre fin avec le mandat, pas à la révision suivante.

Comment gérer les téléversements de documents sans créer partout une deuxième copie ?

Les téléversements sont l'endroit où la collecte de demandes fuit habituellement. La personne requérante photographie une taxation fiscale avec son téléphone, l'envoie par courriel, envoie ensuite une version corrigée, puis le secrétariat transmet les deux à deux évaluateurs — et voilà six copies des finances d'un ménage réparties sur quatre serveurs de messagerie. Schweizerform chiffre les pièces jointes dans le navigateur de la personne requérante en même temps que les réponses, de sorte que le document et son contexte restent dans un seul enregistrement chiffré au lieu de se disperser en pièces jointes. Le service vaudois des bourses autorise explicitement à déposer d'abord la demande et à compléter les pièces ensuite ; un formulaire qui rattache un envoi tardif au même enregistrement chiffré offre le même confort sans la traînée de courriels. La mécanique est décrite dans les téléversements de fichiers sécurisés dans les formulaires en ligne.

Combien de temps devez-vous conserver une demande de bourse refusée ?

Si vous êtes un service cantonal ou communal

Vous ne pouvez pas simplement purger les demandes refusées, si ordonné que ce soit. La loi genevoise sur les archives publiques (rsGE B 2 15) interdit aux institutions publiques de détruire des documents administratifs susceptibles d'avoir une valeur archivistique sans l'autorisation des Archives d'État, les oblige à proposer les documents dont elles n'ont plus besoin en permanence, et prévoit que les documents classés par nom de personne contenant des données personnelles sensibles ne peuvent être consultés que dix ans après le décès de la personne concernée. La destruction elle-même doit se faire sous contrôle archivistique afin que la confidentialité soit préservée. Le réflexe de l'art. 6 al. 4 nLPD — détruire dès que ce n'est plus nécessaire — lui est subordonné.

Si vous êtes une fondation privée ou une association

Aucune loi sur les archives ne pèse sur vous. Restent le devoir de détruire ou d'anonymiser une fois le but épuisé, et l'art. 958f CO, qui impose la conservation des livres et des pièces comptables pendant dix ans dès la fin de l'exercice — ce qui saisit le versement et la décision d'octroi, pas le certificat médical d'une personne refusée. Le calendrier auquel aboutissent la plupart des fondations : garder la décision et la piste comptable dix ans, effacer les annexes sensibles des demandes non retenues une fois le délai de réclamation échu. Notre centre d'aide montre comment régler cela formulaire par formulaire.

Délais, pièces tardives et dossiers incomplets

Les tours de financement sont rythmés par des délais comme peu d'autres usages du formulaire. Les régimes cantonaux fixent des fenêtres légales — Genève exige la demande dans les six mois suivant le début de l'année académique ; le Valais publie des dates fixes par semestre pour son portail en ligne eBourse. Un formulaire qui se ferme proprement à l'échéance, horodate chaque envoi et permet de compléter ensuite un dossier partiellement documenté sans tout recommencer fait un vrai travail : il met fin à la discussion sur la date d'arrivée, et il évite le classique de la personne stressée qui envoie l'attestation manquante à une adresse privée après la fermeture du portail.

Premiers pas avec les formulaires de demande de bourse et de subvention

Mener un tour de financement de bout en bout

Objections fréquentes — et réponses réalistes

Le canton exploite déjà un portail relié à l'administration fiscale — pourquoi aurions-nous besoin de ceci ?

Un canton dans cette situation n'en a probablement pas besoin, et nous préférons le dire. La loi genevoise sur les bourses et prêts d'études donne au service des bourses un accès légal direct aux bases de données des établissements de formation, de l'office de la population et des migrations et de l'administration fiscale cantonale ; Vaud et le Valais exploitent des portails en ligne intégrés. Cette intégration est toute la valeur : elle supprime des documents qu'une personne de dix-neuf ans sous pression devrait sinon aller chercher. Un formulaire à connaissance nulle ne peut pas interroger le registre fiscal cantonal — par construction, non par négligence. Là où nous nous insérons dans un dispositif cantonal, c'est l'annexe étroite : suppléments pour cas de rigueur, certificats médicaux, dossiers de réclamation et les situations que le portail principal renvoie de toute façon à un être humain.

Notre commission est bénévole. Quelqu'un finira par perdre la clé du coffre.

C'est l'objection la plus légitime de cette page et nous n'allons pas l'adoucir. Si la clé est perdue, les données sont perdues — c'est la propriété même qui nous en tient à l'écart. La parade est organisationnelle, pas technique : deux personnes dépositaires nommées, une copie hors ligne au coffre, une remise inscrite dans le règlement de la commission, et une récupération répétée avant le premier tour réel. Si votre organisation ne peut pas s'y engager, le chiffrement de bout en bout est la mauvaise architecture pour vous, et une plateforme classique avec un contrat de sous-traitance en bonne et due forme est l'alternative honnête.

Nous devons calculer le droit selon des seuils de revenu. Le chiffrement ne bloque-t-il pas cela ?

Il en bloque la version côté serveur, oui. Nous ne pouvons pas noter les demandes, ni faire tourner un moteur de règles sur des seuils de revenu, ni extraire automatiquement un montant d'une taxation fiscale téléversée, ni dédoublonner les personnes requérantes d'un tour à l'autre côté serveur, ni préremplir depuis le dossier de l'an dernier. Tout se passe après le déchiffrement, dans un navigateur, devant une personne. Pour un organe qui traite deux mille demandes par an pilotées par une formule, un système classique de gestion des subventions assorti d'un contrat de sous-traitance solide fera moins mal. Pour une fondation avec quarante à trois cents demandes que des êtres humains lisent de toute façon, l'échange vaut trivialement la peine.

Ne peut-on pas simplement utiliser un formulaire Google et un dossier partagé ?

Vous le pouvez, et il est juste de dire pourquoi tant d'organes de financement le font : ces outils sont chiffrés en transit et au repos, ils sont gratuits ou déjà payés, et ils ne créent aucun frottement au quotidien. L'objection est précise, ce n'est pas un dénigrement. Premièrement, le chiffrement au repos laisse les données exposées pendant que le service les traite. Deuxièmement, privatim avertit que les prestataires soumis au CLOUD Act états-unien doivent donner aux autorités des États-Unis l'accès aux données stockées même lorsque le stockage a lieu dans l'Union européenne ou en Suisse, et qualifie un tel accès de communication illicite à des tiers, faute de base légale reconnue en Suisse. Pour un organe public lié par l'art. 320 CP, c'est un problème sérieux. Nous avons développé les deux faces dans Google Forms est-il sécurisé? et les outils de formulaires en ligne pour les entreprises suisses.

Nous distribuons 40 000 francs par an. Tout cela est-il proportionné ?

Les obligations des art. 5 et 6 nLPD se rattachent aux données, non à la taille de la contribution. Un petit fonds associatif qui traite vingt demandes traite quand même des attestations d'aide sociale et des certificats médicaux. Ce qui est proportionné, c'est l'effort : pour un fonds de cette taille, il s'agit d'un formulaire, d'une clé du coffre, de deux personnes dépositaires et d'une règle d'effacement écrite — un après-midi, pas un projet. Une analyse d'impact relative à la protection des données au sens de l'art. 22 nLPD est une question distincte, qui dépend de l'existence d'un risque élevé ; à cette échelle, généralement non, mais c'est à vous de documenter la réponse.

Là où Schweizerform n'est pas la bonne réponse

• Un canton doté d'un portail intégré doit le garder. L'intégration aux registres est ce que les personnes requérantes apprécient le plus, et nous ne savons pas la fournir. Utilisez-nous pour l'annexe sensible, pas pour le flux principal.
• Aucune automatisation côté serveur. Pas de notation, pas de moteur de calcul du droit, pas de dédoublonnage entre tours, pas de préremplissage depuis l'an dernier. Si votre procédure en dépend, choisissez une plateforme classique de gestion des subventions avec un contrat de sous-traitance en règle.
• La perte de la clé est irréversible, et pour les organes publics soumis au droit des archives c'est un risque de conformité, pas seulement un risque d'exploitation. Le dispositif de garde est une condition préalable, pas une note de bas de page.
• Nous sommes la couche de collecte, pas une suite de gestion des subventions. Pas de flux de vote pour les commissions, pas de suivi budgétaire, pas de versement, pas d'exécution de paiement, pas de comptabilité. Les mouvements d'argent restent exactement là où ils sont aujourd'hui.

L'essentiel sur les formulaires de demande de bourse et de subvention

Une demande de subvention concentre finances du ménage, attestations d'aide sociale, données de santé et statut migratoire dans un seul dossier, déposé par quelqu'un qui ne peut pas refuser de le fournir, et lu par des personnes le plus souvent bénévoles. L'art. 5 let. c nLPD rend au moins quatre de ces catégories sensibles ; les art. 6, 7 et 8 fixent le standard de traitement ; les art. 4 à 6 OPDo ajoutent journalisation et règlement de traitement dès que l'échelle le justifie ; et pour un organe public, l'art. 320 CP et le droit cantonal des archives tirent en sens inverse sur ce que vous pouvez garder et ce que vous devez effacer.

La couche de collecte est le maillon de cette chaîne le plus facile à réparer. Chiffrez dans le navigateur de la personne requérante, gardez vous-même la clé du coffre, séparez les annexes sensibles du dossier de mérite, et fixez une date d'effacement par formulaire. En juillet 2026, le centre de confiance d'Infomaniak indique que l'ensemble de ses centres de données et de ses logiciels se trouvent en Suisse — c'est là que reposent vos envois. Ce que nous ne faisons pas — notation, versement, interrogation de registres — nous préférons que vous le sachiez avant votre inscription plutôt qu'après.