Patientenregistrierung Zahnarzt
Ein sofort einsatzbereites, Ende-zu-Ende verschlüsseltes Registrierungsformular für neue Patienten in Zahnarztpraxen — Kontaktdaten, Krankengeschichte, Versicherung und Einwilligung.
Ein neuer Patient bringt eine Vorgeschichte mit, die die Praxis nicht sehen kann: das Medikament, das mit Adrenalin interagiert, die Herzerkrankung, die das Anästhetikum verändert, die Allergie, an die niemand gedacht hat. Diese Vorlage holt diese Vorgeschichte vom Klemmbrett im Wartezimmer in ein verschlüsseltes Formular, das der Patient vor dem Termin ausfüllt — damit die Behandlerin sie liest, bevor der Stuhl zurückfährt, und nicht danach.
Was die Praxis weiss, bevor der Patient Platz nimmt
- Kontaktdaten — Name, Geburtsdatum, Telefon und E-Mail
- Neu- oder bestehender Patient
- Krankenversicherer
- Relevante Vorerkrankungen und Grund des Besuchs
- Unterschriebene Einwilligung in Behandlung und Datenbearbeitung
Die Felder — und warum jedes seinen Platz verdient
| Feld | Was es am Stuhl verändert |
|---|---|
| Name, Geburtsdatum, Kontakt | Identifiziert den Datensatz und erlaubt dem Empfang, den Patienten vor dem Termin zu erreichen |
| Neu- oder bestehender Patient | Bestimmt die Termindauer — eine Erstkonsultation braucht mehr Zeit als eine Kontrolle |
| Krankenversicherer | Legt den Abrechnungsweg fest und zeigt, ob vorab ein Kostenvoranschlag nötig ist |
| Vorerkrankungen | Diabetes, Herzerkrankungen und Blutdruck verändern Anästhesie- und Blutungsrisiko |
| Allergien und aktuelle Medikamente | Das Feld, das am ehesten eine falsche Verordnung oder Injektion verhindert |
| Grund des Besuchs | Erlaubt es, Instrumente vorzubereiten und die Sitzung zu planen |
| Einwilligung in Behandlung und Datenbearbeitung | Der Nachweis, auf den Sie sich stützen, wenn die Bearbeitung je hinterfragt wird |
Standardmässig verschlüsselt
Patientendaten zur Gesundheit sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO und besonders schützenswerte Personendaten nach dem nDSG. Mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind Einreichungen für niemanden ausser Ihrer Praxis lesbar — auch nicht für uns.
Das Übertragungsproblem der Papieranmeldung
Die meisten Praxen erfassen Neupatientendaten weiterhin auf einem Klemmbrett oder als PDF-Anhang per E-Mail. Beides verursacht dieselben zwei Kosten. Das Personal tippt Handschrift in die Praxissoftware ab, und jedes abgetippte Zeichen ist eine Gelegenheit, aus einem Medikament ein anderes zu machen. Die ausgefüllten Blätter sammeln sich anschliessend in einer Schublade ohne Aufbewahrungsfrist und ohne Zugriffsprotokoll, während per E-Mail versandte Gesundheitsdaten das Internet in einer Form durchqueren, die die Praxis nicht kontrolliert.
Dieselben Antworten vor dem Termin als strukturierte Daten zu erheben, beseitigt den Übertragungsschritt vollständig, verkürzt die Anmeldung und stellt der Behandlerin eine vollständige Medikamenten- und Allergieanamnese genau dann zur Verfügung, wenn sie klinisch nützlich ist — vor der Behandlungsplanung, nicht während ihr.
Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnis und das nDSG
Zahnmedizinische Unterlagen sind Gesundheitsdaten — besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, besonders schützenswerte Personendaten nach dem nDSG — und Zahnärztinnen und Zahnärzte unterstehen zusätzlich dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Aus dieser Kombination ergeben sich drei praktische Pflichten: Erhebung auf einer rechtmässigen Grundlage mit angegebenem Zweck, Sicherheit angemessen zur Sensibilität, und Aufbewahrung nicht länger als der Zweck verlangt. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung adressiert die mittlere Pflicht unmittelbar. Jede Einreichung wird im Browser des Patienten verschlüsselt und nur Ihre Praxis besitzt den Tresorschlüssel, sodass der Datensatz bei der Übertragung, im Ruhezustand und auch für die Plattform selbst unlesbar bleibt.
So kommt das Formular zu den Patienten
Vorlage verwenden
Kopieren Sie sie in Ihr Dashboard — Anamnese- und Einwilligungsfragen sind bereits angelegt.
Auf Ihre Praxis kürzen
Jedes entfernte Feld ist ein Datensatz weniger, dessen Aufbewahrung Sie begründen müssen. Branding ergänzen Sie im Builder.
Mit der Terminbestätigung versenden
Hängen Sie den Link an die Terminbestätigung statt an eine separate E-Mail — die Rücklaufquote folgt der Nachricht, die Patienten ohnehin öffnen.
Fragen, die Zahnarztpraxen stellen
Ist ein Online-Anmeldeformular DSGVO-konform?
Es kann es sein, und diese Vorlage ist dafür gebaut. Konformität entsteht daraus, nur das Nötige zu erheben, eine ausdrückliche Einwilligung festzuhalten und die Daten mit Massnahmen zu schützen, die ihrer Sensibilität entsprechen. Da Einreichungen Ende-zu-Ende verschlüsselt sind und nur Ihre Praxis sie entschlüsseln kann, wird die Erwartung an technische Massnahmen aus DSGVO und nDSG durch die Architektur erfüllt und nicht durch eine Richtlinie.
Was hindert uns daran, zu viel zu erheben?
Nichts Automatisches — diese Beurteilung bleibt bei der Praxis. Der brauchbare Test lautet: Was würden Sie bei jedem Feld anders machen, wenn die Antwort anders ausfiele? Ein Feld, das nichts verändert, ist ein Feld, das Sie ohne Grund speichern — und das ist sowohl unter der DSGVO als auch unter dem nDSG die schwerer zu verteidigende Position.
Können Patienten das Formular vor dem Termin ausfüllen?
Genau dafür ist es gedacht. Das Formular ist ein Link und funktioniert daher in den Tagen vor dem Besuch auf dem Mobiltelefon. Praxen, die am Empfang ein Tablet für Patienten bereithalten, die es nicht vorab ausgefüllt haben, erhalten in beiden Fällen denselben verschlüsselten Datensatz.
Lesen Sie auch unseren Anwendungsfall für Zahnarzt- und Kieferorthopädiepraxen, die Vorlage für die Behandlungseinwilligung, die zu dieser Anmeldung gehört, sowie unseren Leitfaden zur Erhebung von Gesundheitsdaten in Formularen.