Lieferanten-Onboarding und Bankverbindung
Optimieren Sie die Lieferantenregistrierung mit diesem nDSG-konformen Onboarding-Formular. Erfasst Unternehmensidentität, UID, IBAN, Ansprechpersonen, Dienstleistungen, Versicherungsnachweise und Datenverarbeitungsvertrag.
Über diese Vorlage
Das Lieferanten-Onboarding- und Bankverbindungsformular ist für Schweizer Unternehmen konzipiert, die neue Lieferanten oder Dienstleister registrieren müssen. Es erfasst alle Informationen, die Beschaffungs-, Kreditorenbuchhaltungs- und Compliance-Teams benötigen: Unternehmensdaten, UID, IBAN, Ansprechpersonen, Leistungskategorien, Versicherungsnachweise und den obligatorischen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag.
- Firmenname, Rechtsform und Domizilland
- Schweizer UID (CHE-XXX.XXX.XXX) und MWST-Status
- IBAN, Bankname, BIC/SWIFT und Kontoinhaber-Angaben
- Hauptansprechperson und Debitorenkontakt
- Kategorien der zu liefernden Waren oder Dienstleistungen
- Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherungsdetails
- Datei-Upload für Versicherungsbestätigung und Handelsregisterauszug
- Auftragsverarbeitungsvertrag-Bestätigung und elektronische Unterschrift
GwG und nDSG-Konformität für Bankverbindungsdaten
Die Erfassung und Speicherung von Lieferanten-IBANs schafft Pflichten nach GwG und nDSG. Prüfen Sie die Lieferantenidentität gegen Handelsregistereinträge, behalten Sie IBAN-Daten nur so lange, wie die Geschäftsbeziehung besteht, und beschränken Sie den Zugang auf autorisiertes Finanzpersonal.
So verwenden Sie diese Vorlage
Vorlage öffnen
Klicken Sie auf 'Vorlage verwenden', um eine Kopie in Ihrem Dashboard zu erstellen.
An Ihre Beschaffungsrichtlinie anpassen
Fügen Sie Ihren Firmennamen hinzu und passen Sie Pflichtfelder an Ihren internen Lieferantengenehmigungsprozess an.
AVV-Klausel hinzufügen
Fügen Sie Ihren Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) oder einen Link dazu in das Einwilligungsfeld ein.
Zugriffskontrollen einrichten
Beschränken Sie den Zugang zu Formularantworten auf Mitglieder des Finanz- und Beschaffungsteams.
Mit ERP integrieren
Nutzen Sie Webhook oder CSV-Export, um Lieferantenstammdaten automatisch in Ihr ERP oder Kreditorensystem zu importieren.
Sicher archivieren
Stellen Sie sicher, dass ausgefüllte Formulare in einem gesicherten Archiv mit definierten Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Best Practices für das Lieferanten-Onboarding in Schweizer Unternehmen
Ein effektives Lieferanten-Onboarding ist die Grundlage für sichere, konforme Beschaffung. In der Schweiz müssen Unternehmen bei der Aufnahme neuer Lieferantenbeziehungen die Anforderungen des OR, des nDSG, des GwG und branchenspezifischer Vorschriften beachten. Ein strukturiertes digitales Onboarding-Formular reduziert manuelle Fehler, schafft prüfbare Nachweise und beschleunigt die Zeit von der Lieferantenauswahl bis zur Bestellung.
Die Schweizer UID: Ihr zentraler Lieferanten-Identifikator
Jede Schweizer juristische Person mit Handels- oder Steuerpräsenz erhält eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) im Format CHE-XXX.XXX.XXX. Die UID ist der Ankerpunkt für Handelsregisterabfragen (Zefix), MWST-Nummernprüfungen und IBAN-Inhabervalidierungen. Prüfen Sie die angegebene UID stets gegen das offizielle Zefix-Register, um Scheinfirmen oder Identitätsmissbrauch zu erkennen.
IBAN-Validierung und Zahlungsbetrugsvorbeugung
Business-E-Mail-Kompromittierungsangriffe (BEC) auf Änderungen von Lieferantenbankkonten gehören zu den häufigsten Betrugsmustern bei Schweizer KMU. Ein formalisierter Onboarding-Prozess mit Vier-Augen-Prinzip, bei dem eine zweite autorisierte Person die IBAN unabhängig validiert, reduziert dieses Risiko erheblich. Aktualisieren Sie Bankverbindungen nie allein aufgrund einer E-Mail-Anfrage.
Versicherungsanforderungen für Schweizer Lieferanten
Je nach Art der erbrachten Dienstleistungen können Sie von Lieferanten bestimmte Versicherungsdeckungen verlangen. Häufige Anforderungen umfassen: Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung von CHF 1-5 Mio. pro Ereignis; Berufshaftpflichtversicherung für professionelle Dienstleister; sowie für Bau- oder Gebäudedienstleister Unfallversicherung gemäss SUVA/UVG.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag für alle Lieferanten Pflicht?
Nein. Ein AVV ist nur dann erforderlich, wenn ein Lieferant als Auftragsbearbeiter im Sinne des nDSG Personendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Liefert ein Anbieter lediglich Waren oder Software, die Sie unabhängig betreiben, genügt ein Standardliefervertrag. Anbieter von Cloud-Speicher, IT-Diensten, Marketingplattformen oder HR-Systemen mit Zugang zu Personendaten benötigen hingegen zwingend einen AVV.
Wie lange dürfen Lieferanten-Bankdaten aufbewahrt werden?
Nach Schweizer Handelsrecht (OR Art. 958f) müssen Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. Zahlungsbelege einschliesslich der verwendeten IBANs sind Teil der Buchhaltungsunterlagen und entsprechend aufzubewahren. Das eigentliche Onboarding-Formular mit vollständigen Identitätsdaten sollte nach Beendigung der Lieferantenbeziehung unverzüglich gelöscht werden, vorbehaltlich der 10-jährigen handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht.