Lieferanten-Onboarding und Bankverbindung
Optimieren Sie die Lieferantenregistrierung mit diesem nDSG-konformen Onboarding-Formular. Erfasst Unternehmensidentitaet, UID, IBAN, Ansprechpersonen, Dienstleistungen, Versicherungsnachweise und Datenverarbeitungsvertrag.
Ueber diese Vorlage
Das Lieferanten-Onboarding- und Bankverbindungsformular ist fuer Schweizer Unternehmen konzipiert, die neue Lieferanten oder Dienstleister registrieren muessen. Es erfasst alle Informationen, die Beschaffungs-, Kreditorenbuchhaltungs- und Compliance-Teams benoetigen: Unternehmensdaten, UID, IBAN, Ansprechpersonen, Leistungskategorien, Versicherungsnachweise und den obligatorischen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag.
- Firmenname, Rechtsform und Domizilland
- Schweizer UID (CHE-XXX.XXX.XXX) und MWST-Status
- IBAN, Bankname, BIC/SWIFT und Kontoinhaber-Angaben
- Hauptansprechperson und Debitorenkontakt
- Kategorien der zu liefernden Waren oder Dienstleistungen
- Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherungsdetails
- Datei-Upload fuer Versicherungsbestaetigung und Handelsregisterauszug
- Auftragsverarbeitungsvertrag-Bestaetigung und elektronische Unterschrift
GwG und nDSG-Konformitaet fuer Bankverbindungsdaten
Die Erfassung und Speicherung von Lieferanten-IBANs schafft Pflichten nach GwG und nDSG. Pruefen Sie die Lieferantenidentitaet gegen Handelsregistereintraege, behalten Sie IBAN-Daten nur so lange, wie die Geschaeftsbeziehung besteht, und beschraenken Sie den Zugang auf autorisiertes Finanzpersonal.
So verwenden Sie diese Vorlage
Vorlage oeffnen
Klicken Sie auf 'Vorlage verwenden', um eine Kopie in Ihrem Dashboard zu erstellen.
An Ihre Beschaffungsrichtlinie anpassen
Fuegen Sie Ihren Firmennamen hinzu und passen Sie Pflichtfelder an Ihren internen Lieferantengenehmigungsprozess an.
AVV-Klausel hinzufuegen
Fuegen Sie Ihren Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) oder einen Link dazu in das Einwilligungsfeld ein.
Zugriffskontrollen einrichten
Beschraenken Sie den Zugang zu Formularantworten auf Mitglieder des Finanz- und Beschaffungsteams.
Mit ERP integrieren
Nutzen Sie Webhook oder CSV-Export, um Lieferantenstammdaten automatisch in Ihr ERP oder Kreditorensystem zu importieren.
Sicher archivieren
Stellen Sie sicher, dass ausgefuellte Formulare in einem gesicherten Archiv mit definierten Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Best Practices fuer das Lieferanten-Onboarding in Schweizer Unternehmen
Ein effektives Lieferanten-Onboarding ist die Grundlage fuer sichere, konforme Beschaffung. In der Schweiz muessen Unternehmen bei der Aufnahme neuer Lieferantenbeziehungen die Anforderungen des OR, des nDSG, des GwG und branchenspezifischer Vorschriften beachten. Ein strukturiertes digitales Onboarding-Formular reduziert manuelle Fehler, schafft pruefbare Nachweise und beschleunigt die Zeit von der Lieferantenauswahl bis zur Bestellung.
Die Schweizer UID: Ihr zentraler Lieferanten-Identifikator
Jede Schweizer juristische Person mit Handels- oder Steuerpraesenz erhaelt eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) im Format CHE-XXX.XXX.XXX. Die UID ist der Ankerpunkt fuer Handelsregisterabfragen (Zefix), MWST-Nummernpruefungen und IBAN-Inhabervalidierungen. Pruefen Sie die angegebene UID stets gegen das offizielle Zefix-Register, um Scheinfirmen oder Identitaetsmissbrauch zu erkennen.
IBAN-Validierung und Zahlungsbetrugsvorbeugung
Business-E-Mail-Kompromittierungsangriffe (BEC) auf Aenderungen von Lieferantenbankkonten gehoeren zu den haeufigsten Betrugsmustern bei Schweizer KMU. Ein formalisierter Onboarding-Prozess mit Vier-Augen-Prinzip, bei dem eine zweite autorisierte Person die IBAN unabhaengig validiert, reduziert dieses Risiko erheblich. Aktualisieren Sie Bankverbindungen nie allein aufgrund einer E-Mail-Anfrage.
Versicherungsanforderungen fuer Schweizer Lieferanten
Je nach Art der erbrachten Dienstleistungen koennen Sie von Lieferanten bestimmte Versicherungsdeckungen verlangen. Haeufige Anforderungen umfassen: Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung von CHF 1-5 Mio. pro Ereignis; Berufshaftpflichtversicherung fuer professionelle Dienstleister; sowie fuer Bau- oder Gebaeudedienstleister Unfallversicherung gemaess SUVA/UVG.
Haeufig gestellte Fragen
Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag fuer alle Lieferanten Pflicht?
Nein. Ein AVV ist nur dann erforderlich, wenn ein Lieferant als Auftragsbearbeiter im Sinne des nDSG Personendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Liefert ein Anbieter lediglich Waren oder Software, die Sie unabhaengig betreiben, genuegt ein Standardliefervertrag. Anbieter von Cloud-Speicher, IT-Diensten, Marketingplattformen oder HR-Systemen mit Zugang zu Personendaten benoetigen hingegen zwingend einen AVV.
Wie lange duerfen Lieferanten-Bankdaten aufbewahrt werden?
Nach Schweizer Handelsrecht (OR Art. 958f) muessen Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. Zahlungsbelege einschliesslich der verwendeten IBANs sind Teil der Buchhaltungsunterlagen und entsprechend aufzubewahren. Das eigentliche Onboarding-Formular mit vollstaendigen Identitaetsdaten sollte nach Beendigung der Lieferantenbeziehung unverzueglich geloescht werden, vorbehaltlich der 10-jaehrigen handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht.