Mandantenaufnahme Anwaltskanzlei
Ein verschlüsseltes Mandantenaufnahmeformular für Anwaltskanzleien — Sachverhaltsdetails, beteiligte Parteien, Hintergrund, Interessenkonfliktprüfung und privilegierter Sachverhalt.
Über diese Vorlage
Diese Vorlage bietet Anwaltskanzleien und Rechtsanwälten ein strukturiertes Mandantenaufnahmeformular. Es erfasst Art des Mandats, die Schilderung des Mandanten, beteiligte Parteien, Zeitverlauf, verfügbare Dokumente und Informationen zur Interessenkonfliktprüfung — alles vor der ersten Beratung. Alle Daten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt und durch das Berufsgeheimnis geschützt.
Was es erfasst
- Identität und Kontaktdaten des Mandanten
- Art des Rechtsmandats (Zivilrecht, Gesellschaftsrecht, Familienrecht, Strafrecht usw.)
- Sachverhaltsschilderung in eigenen Worten des Mandanten
- Gegenpartei oder gegnerische Parteien — Namen und Beziehung zum Mandanten
- Wichtige Daten und Ereignisse im zeitlichen Verlauf
- Verfügbare Dokumente zur Unterstützung des Mandats
- Wie der Mandant auf die Kanzlei aufmerksam geworden ist
Anwalt-Mandant-Privileg und Verschlüsselung
Informationen, die ein Mandant seinem Anwalt mitteilt, sind durch das Berufsgeheimnis geschützt (Art. 13 BGFA, Art. 321 StGB). Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass das Aufnahmeformular im Transit und im Ruhezustand unlesbar ist.
So verwenden Sie sie
Vorlage verwenden
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Für Ihre Praxisbereiche anpassen
Fügen Sie praxisbereichsspezifische Felder hinzu — z. B. Vertragswert für Handelssachen oder Sorgerechtssituation im Familienrecht.
Vor der ersten Beratung versenden
Senden Sie es vor dem Termin, um eine Interessenkonfliktprüfung durchzuführen und sich vorzubereiten.
Warum Anwaltskanzleien ein digitales verschlüsseltes Mandantenaufnahmeformular brauchen
Die Mandantenaufnahme in der Anwaltspraxis ist nicht nur ein administrativer Schritt — sie ist die Grundlage des Interessenkonfliktprüfungsprozesses und der erste Eintrag unter der Verschwiegenheitspflicht. Ein neuer Mandant, der vor der ersten Beratung Parteiennames, Art des Mandats und Sachverhalt angibt, gibt der Kanzlei die Informationen, die sie benötigt, um: (a) vor der Beratung eine Interessenkonfliktprüfung abzuschließen; (b) den richtigen Anwalt zuzuweisen; und (c) sich auf ein produktives erstes Treffen vorzubereiten.
Für den Mandanten signalisiert ein strukturiertes digitales Aufnahmeformular Professionalität. Für die Kanzlei erstellt es einen dokumentierten Nachweis darüber, was der Mandant bei der Aufnahme angegeben hat.
Was ein Mandantenaufnahmeformular enthalten sollte
- Mandantenidentität — Einzelperson oder Unternehmen, vollständiger Name, Kontaktdaten
- Art des Mandats — Rechtsgebiet, Dringlichkeitsstufe
- Sachverhaltsschilderung — der Bericht des Mandanten in eigenen Worten, ohne rechtliche Rahmung
- Parteien — alle beteiligten Personen oder Einheiten, insbesondere Gegenparteien für die Konfliktprüfung
- Zeitverlauf — wichtige Daten und Ereignisfolge
- Dokumente — was der Mandant hat und was er von Dritten benötigt
- Überweisungsquelle — für Business-Development-Tracking
Mandantenaufnahmedaten — Privileg, DSGVO und Schweizer Anwaltsgeheimnis
Mandantenaufnahmedaten gehören zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Sie stehen an der Schnittstelle von DSGVO/nDSG-Verpflichtungen und der Verschwiegenheitspflicht nach Art. 13 BGFA und Art. 321 StGB. Die Daten müssen sicher gespeichert, nur autorisiertem Personal zugänglich und für die erforderliche Frist aufbewahrt werden. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfüllt die technischen Sicherheitsanforderungen.
E-Mail-Aufnahme vs. verschlüsselte digitale Aufnahme
| E-Mail-Aufnahme | Verschlüsselte digitale Aufnahme | |
|---|---|---|
| Vertraulichkeit | Im Transit auf E-Mail-Servern | Verschlüsselt bevor das Gerät verlassen |
| Konfliktprüfung | Parteien in Freitext vergraben | Parteien in strukturierten, durchsuchbaren Feldern |
| Vollständigkeit | Mandanten vergessen Details | Geführtes Formular stellt Vollständigkeit sicher |
| Dokumentation | E-Mail-Kette, schwer zu prüfen | Einzelner zeitgestempelter Nachweis |
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Mandantenanweisungen ohne Verschlüsselung per E-Mail entgegennehmen — dies verletzt die Verschwiegenheitspflicht.
- Gegenparteinamen bei der Aufnahme nicht erfassen — eine Konfliktprüfung ist ohne sie nicht möglich.
- Nicht dokumentieren, was der Mandant bei der Aufnahme angegeben hat.
- Keine Aufbewahrungsrichtlinie — Anwaltsakten müssen die erforderliche Zeit aufbewahrt und dann sicher vernichtet werden.
Häufig gestellte Fragen
Sind die im Aufnahmeformular gemachten Angaben privilegiert?
Ja. Informationen, die einer Anwaltskanzlei im Rahmen der Rechtsberatung mitgeteilt werden, sind nach Schweizer Recht durch das Berufsgeheimnis geschützt (Art. 13 BGFA und Art. 321 StGB). Dies gilt ab der ersten Kommunikation, einschließlich des Aufnahmeformulars.
Kann ich dieses Formular vor der Annahme des Mandats verwenden?
Ja — und das sollten Sie auch. Das Aufnahmeformular ist die Grundlage der Interessenkonfliktprüfung, die vor der Annahme eines neuen Mandats erfolgen muss.
Sind die Aufnahmedaten verschlüsselt?
Ja. Alle Antworten werden im Browser des Mandanten verschlüsselt. Nur Ihre Kanzlei besitzt den Schlüssel.
Lesen Sie unseren Anwendungsfall für Anwaltskanzleien und Rechtspraktiker, unseren Leitfaden zur verschlüsselten Mandantendatenerfassung und den Vergleich von Schweizerform mit anderen Formulartools für Kanzleien.