Mandatsregistrierung & Interessenkonfliktprüfung
Ein strukturiertes, verschlüsseltes Formular für Anwaltskanzleien zur Registrierung neuer Mandate und Durchführung der Interessenkonfliktprüfung — mit Mandatsumfang, Parteien, zugewiesenen Anwälten und Mandatsbedingungen.
Eine Konfliktprüfung hat eine Eigenschaft, die alles an ihrer Dokumentation bestimmt: Sie nützt nur, bevor das Mandat besteht. Danach durchgeführt ist sie keine Prüfung, sondern eine Entdeckung — und das Mittel ist dann die Mandatsniederlegung, ein unangenehmes Gespräch mit zwei Mandantschaften und ein Dossier, das abgeschottet werden muss.
Vor dem Mandat, nicht danach
Die Interessenkonfliktprüfung muss vor Mandatsbeginn erfolgen. Kanzleien, die sich auf Erinnerung oder Ad-hoc-Suchen verlassen, riskieren: (a) unwissentlich in Interessenkonflikten zu handeln; (b) eine Disqualifikation der Vertretung durch das Gericht; und (c) Disziplinarverfahren vor der kantonalen Aufsichtsbehörde.
Die Pflicht zur Vermeidung von Interessenkonflikten ist ein Eckpfeiler des Berufsrechts für Anwälte in der Schweiz. Art. 12 lit. c BGFA verbietet einem Anwalt, in derselben Sache für Mandanten mit entgegengesetzten Interessen tätig zu sein und einen neuen Mandanten zu vertreten, wenn vertrauliche Informationen eines früheren Mandanten gegen diesen verwendet werden könnten.
Interessenkonfliktpflichten
Schweizer Anwälte haben eine strenge Pflicht, Interessenkonflikte zu vermeiden (Art. 12 lit. c BGFA). Ein Konflikt entsteht, wenn die Kanzlei für eine Person tätig ist oder war, deren Interessen denen des potenziellen Mandanten entgegenstehen. Dieses Formular erstellt einen Nachweis des Prüfungsprozesses.
Die zwei Arten von Interessenkonflikt
- Aktueller-Mandanten-Konflikt: Die Kanzlei wird gebeten, gegen einen bestehenden Mandanten vorzugehen — auch in einer unverwandten Sache.
- Ehemaliger-Mandanten-Konflikt: Die Kanzlei vertrat einen früheren Mandanten, dessen vertrauliche Informationen für das neue Mandat wesentlich sind.
- Drittparteienkonflikt: Ein Partner oder Associate hat ein persönliches Interesse am Ausgang der Sache.
Was das Formular erfasst
- Name, Rechtsform und Kontaktdaten des Mandanten
- Art des Mandats und kurze Beschreibung des Umfangs
- Alle Parteien — Mandant, Gegenparteien, verbundene Unternehmen
- Der verantwortliche Anwalt und etwaige Mitanwälte
- Mandatsumfang — vereinbarte Leistungen und Ausschlüsse
- Honorarvereinbarung — Pauschalhonorar, Stundensatz oder Retainer
- Interessenkonfliktbestätigung und Freizeichnung des Leitungspartners
Was ein Mandatsdatensatz enthalten sollte
- Vollständiger Firmen- oder Personenname des Mandanten, einschliesslich verbundener Unternehmen
- Alle Gegenparteien und verbundene Einheiten — dies sind die Daten, gegen die die Konfliktsuche durchgeführt wird
- Art des Mandats mit ausreichend Detail zur Identifizierung potenzieller Problembereiche
- Umfang des Mandats — zu erbringende Leistungen und Ausschlüsse
- Verantwortlicher Anwalt und voraussichtlich beteiligte Anwälte
- Honorarvereinbarung und wesentliche kommerzielle Bedingungen
- Ergebnis der Konfliktsuche und Bestätigung des genehmigenden Partners
Digitale Konfliktdossiers gegenüber Papiersystemen
| Papier-/E-Mail-System | Digitales strukturiertes Formular | |
|---|---|---|
| Durchsuchbarkeit | Manuelle Überprüfung erforderlich | Volltextsuche nach Parteienname |
| Vollständigkeit | Details fehlen unter Zeitdruck | Pflichtfelder erzwingen Vollständigkeit |
| Prüfpfad | Schwer zu rekonstruieren | Zeitgestempelter Nachweis mit bestätigendem Partner |
| Risiko fehlender Konflikte | Hoch, besonders bei verbundenen Unternehmen | Strukturierte Felder erfassen alle Parteien |
Ein neues Mandat erfassen
Vorlage verwenden
Kopieren Sie sie in Ihr Dashboard — die Felder zu Gegenpartei und Sachverhalt, auf denen eine Konfliktsuche beruht, sind bereits angelegt.
Für jedes neue Mandat ausfüllen
Bevor Sie ein Mandatierungsschreiben versenden, füllen Sie dieses Formular für jedes neue Mandat aus — auch für bestehende Mandanten.
Antwort archivieren
Die Formularantwort ist Ihr Prüfungsnachweis, dass die Interessenkonfliktprüfung durchgeführt wurde.
Fragen aus Kanzleien
Ersetzt dieses Formular den Mandatsvertrag?
Nein. Dieses Formular ist ein interner Nachweis für den Interessenkonfliktprüfungsprozess und die Mandatsregistrierung. Der Mandatsvertrag ist ein separates Dokument, das vom Mandanten unterzeichnet wird.
Sollten auch bestehende Mandantensachen registriert werden?
Ja. Jede neue Sache — auch für einen langjährigen Mandanten — sollte registriert werden. Die Interessenkonfliktprüfung muss gegen aktuelle Sachen durchgeführt werden, nicht nur gegen die Mandantenbeziehung.
Ist dieses Formular verschlüsselt?
Ja. Die Daten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, sodass Interessenkonfliktdaten nur autorisiertem Kanzleipersonal zugänglich sind.
Lesen Sie unseren Leitfaden zum Konfliktmanagement für Anwaltskanzleien und unsere Übersicht digitaler Mandantenaufnahme-Workflows.