Mitarbeiter-Onboarding-Datenblatt
Erfassen Sie alle Stammdaten neuer Mitarbeitender sicher: AHV-Nummer, IBAN, Aufenthaltserlaubnis, Notfallkontakte und Sozialversicherungsangaben.
Über diese Vorlage
Das Mitarbeiter-Onboarding-Datenblatt vereinfacht den ersten Tag für HR und neue Mitarbeitende. Es erfasst alle schweizspezifischen Stammdaten, die für Lohnabrechnung, Sozialversicherungsanmeldung und gesetzliche Compliance erforderlich sind.
- Personalausweis und Kontaktdaten
- AHV-Versicherungsnummer
- Bankkonto (IBAN) für Lohnzahlungen
- Aufenthaltsbewilligung und Ablaufdatum
- Krankenkasse
- Pensionskasse
- Notfallkontakt
- Quellensteuertarif
Datenschutz (nDSG)
Mitarbeiterdaten werden gemäss Art. 328b OR und dem Schweizer nDSG bearbeitet. Neue Mitarbeitende sind bei der Datenerhebung über ihre Rechte zu informieren.
So verwenden Sie diese Vorlage
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Senden Sie den sicheren Formularlink vor dem ersten Arbeitstag.
Eingaben prüfen
Laden Sie die verschlüsselte Einreichung an Lohnbuchhaltung und HR weiter.
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Speichern Sie den Datensatz gemäss Ihrer Aufbewahrungspolitik.
Warum digitales Onboarding in der Schweiz wichtig ist
Schweizer Arbeitgeber sind nach Art. 102 OR zur pünktlichen Lohnzahlung verpflichtet. Dafür sind korrekte IBAN- und AHV-Daten ab dem ersten Tag notwendig. Papierdokumente führen zu Fehlern und Verzögerungen.
Welche Daten werden erhoben?
Das Formular erfasst: vollständiger Name, Geburtsdatum, Nationalität, Wohnadresse, AHV-Nummer (13-stellig), IBAN, Ausweisskategorie (B, C, G, L etc.), Krankenkasse, Pensionskasse, Notfallkontakt und Kontaktdaten für HR.
Rechtliche Grundlage
Arbeitgeber bearbeiten Mitarbeiterdaten gestützt auf Art. 328b OR, das AHVG, das BVG und das nDSG. Mitarbeitende haben Auskunfts- und Berichtigungsrechte nach nDSG Art. 25.
FAQ: Ist die AHV-Nummer Pflicht?
Ja. Arbeitgeber müssen neue Mitarbeitende mit der 13-stelligen AHV-Nummer bei der Ausgleichskasse anmelden. Ohne diese kann die Lohnabrechnung nicht korrekt durchgeführt werden.
FAQ: Kann ich hier Quellensteuerdaten erfassen?
Ja. Ausländische Mitarbeitende, die der Quellensteuer unterliegen, müssen ihren Tarif (A, B, C etc.), den Wohnkanton und die Anzahl Kinder angeben. Diese Vorlage enthält diese Felder.
FAQ: Wie lange darf ich diese Daten aufbewahren?
AHV- und Lohnabrechnungsunterlagen müssen gemäss Schweizer Recht 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Formulardaten sollten in Ihrem HR- oder Lohnsystem mit geeigneten Zugriffskontrollen archiviert werden.