Über diese Vorlage
Das Mitarbeiter-Onboarding-Datenblatt vereinfacht den ersten Tag für HR und neue Mitarbeitende. Es erfasst alle schweizspezifischen Stammdaten, die für Lohnabrechnung, Sozialversicherungsanmeldung und gesetzliche Compliance erforderlich sind.
- Identitätskarte und Kontaktdaten
- AHV-Versicherungsnummer
- Bankkonto (IBAN) für Lohnzahlungen
- Aufenthaltsbewilligung und Ablaufdatum
- Krankenkasse
- Pensionskasse
- Notfallkontakt
- Quellensteuertarif
Datenschutz (nDSG)
Mitarbeiterdaten werden gemäss Art. 328b OR und dem Schweizer nDSG bearbeitet. Neue Mitarbeitende sind bei der Datenerhebung über ihre Rechte zu informieren.
So verwenden Sie diese Vorlage
- 1
Vorlage aktivieren
Klicken Sie auf 'Vorlage verwenden', um sie zu Ihrem Dashboard hinzuzufügen.
- 2
Link teilen
Senden Sie den sicheren Formularlink vor dem ersten Arbeitstag.
- 3
Eingaben prüfen
Laden Sie die verschlüsselte Einreichung an Lohnbuchhaltung und HR weiter.
- 4
Archivieren
Speichern Sie den Datensatz gemäss Ihrer Aufbewahrungspolitik.
Warum digitales Onboarding in der Schweiz wichtig ist
Schweizer Arbeitgeber sind nach Art. 102 OR zur pünktlichen Lohnzahlung verpflichtet. Dafür sind korrekte IBAN- und AHV-Daten ab dem ersten Tag notwendig. Papierdokumente führen zu Fehlern und Verzögerungen.
Welche Daten werden erhoben?
Das Formular erfasst: vollständiger Name, Geburtsdatum, Nationalität, Wohnadresse, AHV-Nummer (13-stellig), IBAN, Ausweisskategorie (B, C, G, L etc.), Krankenkasse, Pensionskasse, Notfallkontakt und Kontaktdaten für HR.
Rechtliche Grundlage
Arbeitgeber bearbeiten Mitarbeiterdaten gestützt auf Art. 328b OR, das AHVG, das BVG und das nDSG. Mitarbeitende haben Auskunfts- und Berichtigungsrechte nach nDSG Art. 25.
FAQ: Ist die AHV-Nummer Pflicht?
Ja. Arbeitgeber müssen neue Mitarbeitende mit der 13-stelligen AHV-Nummer bei der Ausgleichskasse anmelden. Ohne diese kann die Lohnabrechnung nicht korrekt durchgeführt werden.
FAQ: Kann ich hier Quellensteuerdaten erfassen?
Ja. Ausländische Mitarbeitende, die der Quellensteuer unterliegen, müssen ihren Tarif (A, B, C etc.), den Wohnkanton und die Anzahl Kinder angeben. Diese Vorlage enthält diese Felder.
FAQ: Wie lange darf ich diese Daten aufbewahren?
AHV- und Lohnabrechnungsunterlagen müssen gemäss Schweizer Recht 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Formulardaten sollten in Ihrem HR- oder Lohnsystem mit geeigneten Zugriffskontrollen archiviert werden.