Coaching & Karriere Erstgespräch

Über diese Vorlage

Dieses Erstgespräche-Formular ist für Life- und Karriere-Coaches in der Schweiz konzipiert. Es erfasst den persönlichen und beruflichen Kontext, der vor der ersten Coaching-Sitzung benötigt wird: aktuelle Rolle und Situation, wichtige Ziele, Hindernisse und Herausforderungen, bisherige Coaching-Erfahrung, bevorzugte Arbeitsweise und Vertraulichkeitsbestätigung. Antworten werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert.

Was dieses Formular erfasst

• Kontaktdaten und beruflicher Hintergrund
• Aktuelle Arbeitssituation und Funktion
• Karriereziele und Zeitplan
• Wesentliche Herausforderungen und Hindernisse
• Was der Klient bereits versucht hat
• Bisherige Coaching- oder Therapieerfahrung
• Bevorzugter Coaching-Stil und Kommunikationspräferenzen
• Verfügbarkeit und Session-Format-Präferenz
• Vertraulichkeitsbestätigung

So verwenden Sie diese Vorlage

Warum Coaches ein Erstgespräche-Formular benötigen

Die erste Coaching-Sitzung ist zeitbegrenzt und hochwertig. Jede Minute, die für grundlegende Hintergrundfragen aufgewendet wird, ist eine Minute, die nicht für die Erkundung der eigentlichen Herausforderungen und die Festlegung eines sinnvollen Coaching-Vertrags genutzt werden kann. Ein Aufnahmeformular vor der Sitzung verschiebt das Hintergrundsammeln aus der Sitzung in die Vorbereitungsphase.

Über die Effizienz hinaus hilft ein gut gestaltetes Aufnahmeformular den Klientinnen, mit mehr Klarheit in die erste Sitzung zu kommen. Ziele, Blockaden und bereits Versuchtes aufzuschreiben, bringt oft Einsichten hervor, die sonst mehrere Sitzungen brauchen würden. Wer die Aufnahme ausgefüllt hat, erscheint besser vorbereitet — und die Qualität des ersten Gesprächs spiegelt das.

Was ein Coaching-Aufnahmeformular fragen sollte

Ein Erstgesprächs-Formular für Coaching oder Karriereorientierung deckt fünf Bereiche ab:

• Aktuelle Situation — Funktion, Branche, Unternehmensgrösse, Beschäftigungsstatus
• Ziele und Ambitionen — was der Klient erreichen möchte, bis wann und wie Erfolg aussieht
• Herausforderungen und Hindernisse — was hindert ihn daran, das Ziel selbstständig zu erreichen
• Bisherige Entwicklungserfahrungen — Coaching, Therapie, Training, Mentoring
• Präferenzen und Praktisches — Kommunikationsstil, Session-Format, Sprache, Verfügbarkeit

Coaching-Vertraulichkeit in der Schweiz

Im Gegensatz zur Psychotherapie operiert Life- und Karriere-Coaching in der Schweiz in einem unregulierten Markt. Coaches, die Mitglied professioneller Verbände sind — ICF Schweiz, EMCC Schweiz, BSO — unterliegen Ethikcodes mit strengen Vertraulichkeitspflichten. Unabhängig von Verbandsmitgliedschaft gelten gemäss nDSG Datenschutzpflichten: Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Sicherheit.

Unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft unterliegen die in einer Coaching-Aufnahme erhobenen Personendaten nach nDSG den Datenschutzpflichten: Zweckbindung (Nutzung nur für das Coaching), Speicherbegrenzung (eine Aufbewahrungsfrist festlegen) und Sicherheit (Schutz vor unbefugtem Zugriff). Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfüllt die Sicherheitspflicht auf die stärkste verfügbare Weise.

Datenschutz für Coaching-Klientendateien

Die Sensibilität von Coaching-Aufnahmedaten ist hoch — sie enthält oft Informationen über Arbeitsplatzkonflikte, finanziellen Stress, Beziehungsschwierigkeiten und Gesundheitsbedenken. Dies sind Personendaten, die der Klient in einem Vertrauenskontext teilt. Praktisch bedeutet dies: keine Speicherung in unverschlüsselten E-Mail-Threads; Aufbewahrungsfrist definieren (2–3 Jahre nach Coaching-Ende ist ggf. sinnvoll); Daten auf schriftliche Anfrage löschen.

Praktisch heisst das: Coaching-Aufnahmen nicht in einem unverschlüsselten E-Mail-Thread oder einem geteilten Cloud-Ordner ablegen; festlegen, wie lange Notizen und Aufnahmeunterlagen nach dem Ende der Zusammenarbeit aufbewahrt werden (in den Gesundheitsberufen sind fünf Jahre üblich, im Coaching sind zwei bis drei Jahre angemessen); und darauf vorbereitet sein, die Unterlagen einer Klientin auf schriftliches Gesuch zu exportieren oder zu löschen.

E-Mail-Aufnahme vs. verschlüsseltes digitales Formular: Vergleich

Häufige Fehler im Coaching-Aufnahmeprozess

• Nicht zu fragen, weshalb die Klientin sich jetzt für Coaching entscheidet — der Auslöser ist oft der wichtigste Kontext.
• Zu viele geschlossene Fragen — eine Coaching-Aufnahme soll zur Reflexion einladen und sich nicht wie eine Stellenbewerbung anfühlen.
• Aufnahmeinhalte ohne ausdrückliche Einwilligung der Klientin mit Supervision oder Kolleginnen teilen — auch in der Gruppensupervision sollten Angaben anonymisiert sein.
• Die Grenzen der Vertraulichkeit nicht vorab benennen — Klientinnen haben Anspruch darauf zu wissen, unter welchen Umständen die Vertraulichkeit durchbrochen würde (etwa bei unmittelbarer Gefahr).
• Die Aufnahme nie aktualisieren — eine nach einem Jahr zurückkehrende Klientin braucht einen aufgefrischten Kontext.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Aufnahmeformular für ICF-zertifizierte Coaches erforderlich?

Der ICF-Ethikcode verlangt, dass Coaches eine klare Coaching-Vereinbarung treffen, die das Verständnis der Situation und Ziele des Klienten einschliesst. Ein strukturiertes Aufnahmeformular ist eine Möglichkeit, diese Anforderung systematisch zu erfüllen.

Wie unterscheidet sich ein Coaching-Aufnahmeformular von einem Therapie-Aufnahmeformular?

Eine Therapie-Aufnahme beinhaltet typischerweise klinisches Screening, Diagnosen, Medikamente und Risikobeurteilung. Eine Coaching-Aufnahme konzentriert sich auf Ziele, Situation und Präferenzen — sie ist nicht diagnostisch.

Sollte die Aufnahme nach Gehalt oder finanzieller Situation fragen?

Abhängig vom Coaching-Fokus kann finanzieller Kontext sehr relevant sein. Falls finanzielle Fragen einbezogen werden, muss die Vertraulichkeit und Verschlüsselung klar kommuniziert werden.

Kann das Aufnahmeformular als Coaching-Vertrag dienen?

Nein — ein Coaching-Vertrag ist ein separates Dokument mit Anzahl Sitzungen, Honorar, Stornierungsrichtlinie, Vertraulichkeitsbedingungen und Sponsorenangaben. Das Aufnahmeformular erfasst den persönlichen Kontext.

Für HR- und Arbeitsplatzformulare über das Coaching hinaus sehen Sie unsere Vorlagen Meldung für Hinweisgebende, Exit-Interview und Mitarbeitendenbefragung auf Schweizerform.