Bewerbung Ehrenamtliches Engagement
Ein strukturiertes Bewerbungsformular fur ehrenamtliches Engagement in Schweizer NGOs und Vereinen — personliche Angaben, Fahigkeiten, Verfugbarkeit, bevorzugte Tatigkeiten, Sprachkenntnisse, Motivation, Vorerfahrung, Notfallkontakt und nDSG-konforme Einwilligung.
Uber diese Vorlage
Diese Vorlage bietet Schweizer Non-Profit-Organisationen, Hilfswerken und eingetragenen Vereinen (Vereine nach ZGB Art. 60-79) ein strukturiertes, professionelles Bewerbungsformular fur ehrenamtliches Engagement. Es erfasst alles, was benotigt wird, um Freiwillige der richtigen Aufgabe zuzuordnen: personliche Angaben, Fahigkeiten, gesprochene Sprachen, Verfugbarkeit, bevorzugte Tatigkeiten, Motivation und Vorerfahrung.
Freiwillige sind das Ruckgrat der Schweizer Zivilgesellschaft. Ein sorgfaltig gestaltetes Aufnahmeverfahren zeigt potenziellen Freiwilligen, dass Ihre Organisation professionell, organisiert und respektvoll mit ihrer Zeit umgeht — was zu hoheren Annahmequoten und geringerer fruhzeitiger Abwanderung fuhrt.
Was erfasst wird
- Vollstandiger Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten
- Gesprochene Sprachen und Kompetenzniveau
- Verfugbarkeit — bevorzugte Wochentage und Stunden pro Woche
- Fahigkeiten und beruflicher Hintergrund relevant fur Freiwilligenrollen
- Bevorzugte Tatigkeitsbereiche — Veranstaltungen, Verwaltung, Feldarbeit, Coaching, Kommunikation usw.
- Motivation und personliches Statement
- Vorerfahrung in der Freiwilligenarbeit oder im Gemeinschaftsdienst
- Name und Telefonnummer des Notfallkontakts
- Einwilligung zur Datenspeicherung nach Schweizer nDSG / Vereinsrecht ZGB Art. 60-79
- Unterschrift des Bewerbers
Vereinsrecht und Freiwilligendaten
Nach ZGB Art. 60-79 darf ein eingetragener Verein Mitglieder- und Freiwilligendaten insoweit erheben und verarbeiten, als dies fur seinen satzungsmassigen Zweck erforderlich ist. Das Schweizer nDSG verlangt zudem, dass Freiwillige uber den Zweck der Datenerhebung, ihr Recht auf Zugang und Loschung informiert werden und dass die Daten sicher gespeichert werden.
Verwendung
Vorlage verwenden
Klicken Sie auf 'Vorlage verwenden', um eine Kopie in Ihrem Dashboard zu erstellen.
Rollen und Tatigkeiten anpassen
Bearbeiten Sie die Mehrfachauswahlliste 'Bevorzugte Tatigkeitsbereiche', um die tatsachlichen Freiwilligenrollen Ihrer Organisation widerzuspiegeln.
Dem Freiwilligenkoordinator zuweisen
Teilen Sie den Formularlink uber Ihre Website oder Social-Media-Kanale und verbinden Sie die E-Mail-Adresse des Koordinators, damit er sofort neue Bewerbungen erhalten kann.
Prufen und nachfassen
Nutzen Sie das Dashboard, um Bewerbungen zu prufen, vielversprechende Kandidaten zu markieren und eine Folgekommunikation zu senden — idealerweise innerhalb von funf Werktagen.
Warum eine strukturierte Freiwilligenaufnahme wichtig ist
Ad-hoc-Freiwilligenrekrutierung — das Sammeln von Namen per E-Mail oder einem generischen Kontaktformular — schafft Koordinationsprobleme. Informationen sind verstreut, nichts ist durchsuchbar, und die Zuordnung der Fahigkeiten eines Freiwilligen zu einer offenen Stelle erfordert manuelle Arbeit.
Ein strukturiertes Formular kommuniziert auch Professionalitat. Bewerber, die ein durchdachtes, gut gestaltetes Formular ausfullen, kommen an ihrem ersten Tag mit klareren Erwartungen an das, wozu sie sich verpflichtet haben. Das reduziert den fruhzeitigen Abgang, der die grosste Kostenposition im Freiwilligenmanagement darstellt.
Die Verfugbarkeit im Voraus zu erfassen ist besonders wertvoll. Viele Freiwilligenkoordinatoren verlieren Zeit durch Terminkonjunkte, die durch eine einfache 'Welche Tage sind Sie verfugbar?'-Frage im Bewerbungsstadium hatten vermieden werden konnen.
Freiwillige Rollen zuordnen
- Fahigkeiten und Hintergrund: Fachleute (Juristen, Arzte, Buchhalter, IT-Spezialisten) Rollen zuordnen, die ihre Expertise nutzen
- Sprachen: Die Schweizer Mehrsprachigkeit macht die Sprachzuordnung oft kritisch
- Verfugbarkeit: Freiwillige, die nur an Schultagen verfugbar sind, Aufgaben zuordnen, die keine Wochenendprasenz erfordern
- Motivation: Ein durch direkten Menschenkontakt motivierter Freiwilliger passt schlecht in eine Datenbankadministrationsrolle
- Vorerfahrung: Erfahrene Freiwillige konnen schneller fur Teamleitungsaufgaben bereit sein
Haufig gestellte Fragen
Unterliegen Freiwilligendaten dem Schweizer nDSG?
Ja. Bewerbungsdaten von Freiwilligen sind personenbezogene Daten nach dem nDSG (Art. 5). Sie mussen fur einen festgelegten Zweck erhoben, sicher gespeichert und geloscht werden, sobald sie nicht mehr benotigt werden. Die Notfallkontaktdaten sind besonders sensibel, da sie eine Drittperson betreffen, die nicht selbst eingewilligt hat.
Muss das Formular in alle vier Schweizer Landessprachen ubersetzt werden?
Das hangt vom Operationsgebiet Ihrer Organisation ab. Ein Zurcher Verein, der ausschliesslich deutschsprachige Klienten betreut, benotigt moglicherweise nur deutsch- und englischsprachige Versionen. Eine Organisation, die in allen Sprachregionen tatig ist, sollte alle vier Sprachen anbieten.
Kann ich ein Mindesteinsatzpensum vorschreiben?
Ja. Sie konnen dem Formular eine Mindestarbeitsstunden-Frage oder eine Verpflichtungsbestatigung hinzufugen und diese als erforderlich markieren. Bewerber, die das Minimum nicht erfullen konnen, scheiden von selbst aus und sparen so die Zeit Ihres Koordinators.