Bewerbung Ehrenamtliches Engagement
Ein strukturiertes Bewerbungsformular für ehrenamtliches Engagement in Schweizer NGOs und Vereinen — persönliche Angaben, Fähigkeiten, Verfügbarkeit, bevorzugte Tätigkeiten, Sprachkenntnisse, Motivation, Vorerfahrung, Notfallkontakt und nDSG-konforme Einwilligung.
Über diese Vorlage
Diese Vorlage bietet Schweizer Non-Profit-Organisationen, Hilfswerken und eingetragenen Vereinen (Vereine nach ZGB Art. 60-79) ein strukturiertes, professionelles Bewerbungsformular für ehrenamtliches Engagement. Es erfasst alles, was benötigt wird, um Freiwillige der richtigen Aufgabe zuzuordnen: persönliche Angaben, Fähigkeiten, gesprochene Sprachen, Verfügbarkeit, bevorzugte Tätigkeiten, Motivation und Vorerfahrung.
Freiwillige sind das Ruckgrat der Schweizer Zivilgesellschaft. Ein sorgfältig gestaltetes Aufnahmeverfahren zeigt potenziellen Freiwilligen, dass Ihre Organisation professionell, organisiert und respektvoll mit ihrer Zeit umgeht — was zu hoheren Annahmequoten und geringerer fruhzeitiger Abwanderung führt.
Was erfasst wird
- Vollständiger Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten
- Gesprochene Sprachen und Kompetenzniveau
- Verfügbarkeit — bevorzugte Wochentage und Stunden pro Woche
- Fähigkeiten und beruflicher Hintergrund relevant für Freiwilligenrollen
- Bevorzugte Tätigkeitsbereiche — Veranstaltungen, Verwaltung, Feldarbeit, Coaching, Kommunikation usw.
- Motivation und persönliches Statement
- Vorerfahrung in der Freiwilligenarbeit oder im Gemeinschaftsdienst
- Name und Telefonnummer des Notfallkontakts
- Einwilligung zur Datenspeicherung nach Schweizer nDSG / Vereinsrecht ZGB Art. 60-79
- Unterschrift des Bewerbers
Vereinsrecht und Freiwilligendaten
Nach ZGB Art. 60-79 darf ein eingetragener Verein Mitglieder- und Freiwilligendaten insoweit erheben und verarbeiten, als dies für seinen satzungsmassigen Zweck erforderlich ist. Das Schweizer nDSG verlangt zudem, dass Freiwillige über den Zweck der Datenerhebung, ihr Recht auf Zugang und Löschung informiert werden und dass die Daten sicher gespeichert werden.
Verwendung
Vorlage verwenden
Klicken Sie auf 'Vorlage verwenden', um eine Kopie in Ihrem Dashboard zu erstellen.
Rollen und Tätigkeiten anpassen
Bearbeiten Sie die Mehrfachauswahlliste 'Bevorzugte Tätigkeitsbereiche', um die tatsächlichen Freiwilligenrollen Ihrer Organisation widerzuspiegeln.
Dem Freiwilligenkoordinator zuweisen
Teilen Sie den Formularlink über Ihre Website oder Social-Media-Kanäle und verbinden Sie die E-Mail-Adresse des Koordinators, damit er sofort neue Bewerbungen erhalten kann.
Prüfen und nachfassen
Nutzen Sie das Dashboard, um Bewerbungen zu prüfen, vielversprechende Kandidaten zu markieren und eine Folgekommunikation zu senden — idealerweise innerhalb von fünf Werktagen.
Warum eine strukturierte Freiwilligenaufnahme wichtig ist
Ad-hoc-Freiwilligenrekrutierung — das Sammeln von Namen per E-Mail oder einem generischen Kontaktformular — schafft Koordinationsprobleme. Informationen sind verstreut, nichts ist durchsuchbar, und die Zuordnung der Fähigkeiten eines Freiwilligen zu einer offenen Stelle erfordert manuelle Arbeit.
Ein strukturiertes Formular kommuniziert auch Professionalität. Bewerber, die ein durchdachtes, gut gestaltetes Formular ausfüllen, kommen an ihrem ersten Tag mit klareren Erwartungen an das, wozu sie sich verpflichtet haben. Das reduziert den frühzeitigen Abgang, der die grösste Kostenposition im Freiwilligenmanagement darstellt.
Die Verfügbarkeit im Voraus zu erfassen ist besonders wertvoll. Viele Freiwilligenkoordinatoren verlieren Zeit durch Terminkonjunkte, die durch eine einfache 'Welche Tage sind Sie verfügbar?'-Frage im Bewerbungsstadium hatten vermieden werden können.
Freiwillige Rollen zuordnen
- Fähigkeiten und Hintergrund: Fachleute (Juristen, Ärzte, Buchhalter, IT-Spezialisten) Rollen zuordnen, die ihre Expertise nutzen
- Sprachen: Die Schweizer Mehrsprachigkeit macht die Sprachzuordnung oft kritisch
- Verfügbarkeit: Freiwillige, die nur an Schultagen verfügbar sind, Aufgaben zuordnen, die keine Wochenendprasenz erfordern
- Motivation: Ein durch direkten Menschenkontakt motivierter Freiwilliger passt schlecht in eine Datenbankadministrationsrolle
- Vorerfahrung: Erfahrene Freiwillige können schneller für Teamleitungsaufgaben bereit sein
Häufig gestellte Fragen
Unterliegen Freiwilligendaten dem Schweizer nDSG?
Ja. Bewerbungsdaten von Freiwilligen sind personenbezogene Daten nach dem nDSG (Art. 5). Sie müssen für einen festgelegten Zweck erhoben, sicher gespeichert und gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die Notfallkontaktdaten sind besonders sensibel, da sie eine Drittperson betreffen, die nicht selbst eingewilligt hat.
Muss das Formular in alle vier Schweizer Landessprachen ubersetzt werden?
Das hängt vom Operationsgebiet Ihrer Organisation ab. Ein Zurcher Verein, der ausschliesslich deutschsprachige Klienten betreut, benötigt möglicherweise nur deutsch- und englischsprachige Versionen. Eine Organisation, die in allen Sprachregionen tätig ist, sollte alle vier Sprachen anbieten.
Kann ich ein Mindesteinsatzpensum vorschreiben?
Ja. Sie können dem Formular eine Mindestarbeitsstunden-Frage oder eine Verpflichtungsbestätigung hinzufügen und diese als erforderlich markieren. Bewerber, die das Minimum nicht erfüllen können, scheiden von selbst aus und sparen so die Zeit Ihres Koordinators.