Formulare für Vereine, Clubs und Verbände

vitamin B, die Fachstelle für Vereine, beziffert die Zahl der Schweizer Vereine auf rund 100'000. Sie betreiben den Fussballplatz, den Musikverein, den Quartierverein, die Elterngruppe, die Ortssektion einer Partei und den Berufsverband. Fast alle werden abends von Freiwilligen mit Hauptjob geführt, mit dem Werkzeug, das gratis war, als die letzte Aktuarin das Amt übernahm — ein kostenloses Formulartool, eine Tabelle auf einem privaten Laufwerk und ein Chat, in dem die Mitgliederliste zweimal jährlich als Anhang herumgereicht wird.

Das ist keine Nachlässigkeit. Es ist das, was geschieht, wenn eine juristische Person mit echten Datenschutzpflichten weder Compliance-Funktion noch Budget hat und der Vorstand alle drei Jahre wechselt. Schweizerform ist für genau diese Ausgangslage gebaut: Formulare, die im Browser des Mitglieds verschlüsselt werden, bevor irgendetwas das Gerät verlässt, verschlüsselte Einsendungen in der Schweiz gespeichert, lesbar nur mit dem Tresorschlüssel. Wir können Ihre Beitrittserklärungen nicht lesen — nicht für den Support, nicht für Statistiken, auch nicht auf behördliche Anordnung, weil wir den Schlüssel nicht besitzen. Alles existiert auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, was für einen kantonalen oder nationalen Verein der Unterschied zwischen einem Formular und einer Hürde ist.

Der Verein ist eine juristische Person mit Datenschutzpflichten und fast ohne Compliance-Kapazität

Ein Verein nach Art. 60 ZGB erlangt Rechtspersönlichkeit, sobald der Wille, als Körperschaft zu bestehen, aus schriftlichen Statuten ersichtlich ist — ohne Registereintrag, ohne Notar, ohne Kapital. Diese Niederschwelligkeit erklärt, weshalb es so viele gibt, und zugleich, weshalb so viele Vorstände überrascht sind, dass das nDSG vollumfänglich für sie gilt. Eine Kleinvereins-Ausnahme kennt das Schweizer Datenschutzrecht nicht. Der Verein ist verantwortlich, der Vorstand steht dafür ein, und dass alle Beteiligten ehrenamtlich tätig sind, verändert die Risikobereitschaft, nicht die Rechtslage.

Was sich am 1. Januar 2023 geändert hat — und was viele Vorstände noch nicht bemerkt haben

Die Geldwäschereirevision hat Pflichten eingeführt, die auf wenige Vereine zielen, aber im allgemeinen Vereinsrecht stehen. Nach Art. 61 Abs. 2 ZGB muss sich ein Verein neu ins Handelsregister eintragen lassen, wenn er für seinen Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt, wenn er revisionspflichtig ist oder — der neue dritte Fall — wenn er hauptsächlich Vermögenswerte im Ausland direkt oder indirekt sammelt oder verteilt, die für karitative, religiöse, kulturelle, erzieherische oder soziale Zwecke bestimmt sind, vorbehältlich der publizierten Ausnahmen. Eingetragene Vereine müssen nach Art. 61a ZGB ein Mitgliederverzeichnis führen, das Vor- und Nachname oder Firma sowie die Adresse jedes Mitglieds enthält und jederzeit von der Schweiz aus zugänglich ist; die Angaben und Belege sind fünf Jahre nach der Streichung eines Mitglieds aufzubewahren. Art. 69 Abs. 2 ZGB verlangt eine Vertretung mit Wohnsitz in der Schweiz, und Art. 327b StGB stellt die vorsätzliche Verletzung der Verzeichnis- und Vertretungspflichten unter Bussenstrafe.

Datenschutzrechtlich fallen die meisten Vereine unter die Ausnahme von Art. 24 DSV vom Bearbeitungsverzeichnis, die für Unternehmen und Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitenden gilt. Diese Ausnahme entfällt jedoch, wenn besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang bearbeitet werden oder ein Profiling mit hohem Risiko stattfindet — und wie der nächste Abschnitt zeigt, kann die Mitgliederliste eines Vereins allein durch ihre Existenz besonders schützenswert sein. Die praxisnahe Schweizer Checkliste steht in nDSG-Compliance-Checkliste für Formulare.

Die Mitgliederliste ist oft schon durch ihre Existenz besonders schützenswert

Art. 5 lit. c nDSG nennt als besonders schützenswert: Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten; Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie; genetische Daten; biometrische Daten, die eine Person eindeutig identifizieren; Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen; und Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe. Halten Sie diese Liste neben ein Mitgliederregister. Die Mitgliederliste eines kirchlichen Vereins ist eine Angabe über die Religionszugehörigkeit. Die Liste einer Ortssektion ist eine Angabe über politische Ansichten. Die Liste einer Gewerkschaft ist die Gewerkschaftszugehörigkeit. Der Verein hat keine heikle Frage gestellt — heikel ist die Zugehörigkeit selbst.

Wie führt man eine Mitgliederabstimmung durch, die überprüfbar und trotzdem geheim ist?

An dieser Frage scheitert jedes Gespräch über die Digitalisierung eines Vereins, und sie verdient eine direkte statt einer verkäuferischen Antwort. Die Anforderung ist tatsächlich widersprüchlich: eine Stimme pro Mitglied, nachweisbar, und keine Möglichkeit, eine Stimme dem Mitglied zuzuordnen. Jedes einzelne Formular, das die stimmende Person authentifiziert, kann den Stimmzettel grundsätzlich mit ihr verknüpfen. Das ist keine Schwäche unseres Produkts, sondern der Grund, weshalb staatliches E-Voting eine eigene regulierte Disziplin ist.

Was das Schweizer Vereinsrecht tatsächlich verlangt

• Art. 67 ZGB — alle Mitglieder haben in der Vereinsversammlung das gleiche Stimmrecht, und Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst. Gewichtete Stimmen, Stellvertretung und Quoren gibt es nur, wenn Ihre Statuten sie schaffen.
• Art. 66 Abs. 2 ZGB — die schriftliche Zustimmung aller Mitglieder zu einem Antrag ist einem Beschluss der Vereinsversammlung gleichgestellt. Genau lesen: Ohne Statutenbestimmung braucht ein Zirkularbeschluss Einstimmigkeit, nicht eine Mehrheit. Daran scheitern die meisten improvisierten Online-Abstimmungen.
• Eine rein virtuelle oder hybride Versammlung braucht eine ausdrückliche Grundlage in den Statuten. Seit der Revision 2023 ist das die gefestigte Erwartung. Schweigen Ihre Statuten, ändern Sie sie zuerst an einer physischen Versammlung — in dieser Reihenfolge.
• Art. 68 ZGB — ein Mitglied ist von Gesetzes wegen vom Stimmrecht ausgeschlossen bei Beschlüssen über ein Rechtsgeschäft oder einen Rechtsstreit zwischen ihm, seinem Ehegatten oder einer in gerader Linie verwandten Person und dem Verein.
• Art. 75 ZGB — jedes Mitglied, das nicht zugestimmt hat, kann einen gesetzes- oder statutenwidrigen Beschluss binnen Monatsfrist seit Kenntnis gerichtlich anfechten. Eine formell schludrige Online-Abstimmung ist also nicht bloss peinlich, sondern einen Monat lang anfechtbar durch alle, die verloren haben.

Das Muster, das funktioniert: trennen Sie, wer die Mitglieder kennt, von wer auszählt

«Anonym, aber verifiziert» wird organisatorisch erreicht, nicht kryptografisch. Eine Rolle — üblicherweise die Mitgliederadministration oder ein Wahlbüro — gibt Einmal-Codes gegen das Mitgliederregister aus und sieht die Stimmzettel nie. Eine zweite Rolle öffnet das verschlüsselte Formular und zählt aus, sieht die Stimmzettel und nie das Register. Niemand hält beide Hälften, und Statuten oder Protokoll halten fest, wer was tut. Das ist mehr Aufwand als ein Serienbrief — und die einzige Form einer geheimen Mitgliederabstimmung, die eine Anfechtung nach Art. 75 ZGB durch knapp Unterlegene übersteht.

Wo Vereine Schweizerform einsetzen

Beitrittserklärung und Mitgliederaufnahme

Der klassische Einstieg — und die Stelle, an der Gratis-Werkzeuge am teuersten sind. Eine Beitrittserklärung in einem religiösen, politischen oder gewerkschaftlichen Verein ist ab dem ersten Feld besonders schützenswert und enthält meist noch eine Bankverbindung für den Beitrag. Verschlüsselte Erfassung heisst: Die Anmeldung ist für alle unlesbar ausser für die Vorstandsmitglieder mit Schlüssel — auch für uns, auch für die Betreiberin der Vereinsdomain und auch für eine künftige Aktuarin, die nicht automatisch fünfzehn Jahre Dossiers erben soll. Dasselbe Formular in vier Sprachen, und ein nationaler Verein filtert seine Mitgliedschaft nicht länger nach Sprache.

Anmeldungen, Turniere, Lager und der Anmeldetalon

Anmeldeformulare sind die Stelle, an der Gesundheitsdaten eintreffen, ohne dass jemand ihre Erhebung beschlossen hätte: ein Allergiefeld, eine Medikamentennotiz, ein Notfallkontakt, die Frage nach der Schwimmfähigkeit auf dem Lagerformular. Am meisten Ärger spart die Regel, nach der Massnahme statt nach der Diagnose zu fragen — «Was muss die Lagerleitung wissen, um Ihr Kind sicher zu betreuen?» erhebt genau das Handlungsrelevante und weit weniger von dem, was Sie danach schützen müssten. Ausführlich in Gesundheitsdaten in Formularen erheben und im Anwendungsfall Veranstaltungsanmeldung.

Anonyme Mitgliederbefragungen

Vereine haben die schwierigste Variante des Anonymitätsproblems: Alle kennen alle, der bewertete Vorstand kontrolliert oft das Werkzeug, und eine Sektion mit elf Mitgliedern erzeugt Auswertungen über Zellen von zwei Personen. Die Rechnung, ab wann eine Gruppe gross genug für eine Auswertung ist, steht in wie viele Antworten braucht eine anonyme Befragung; die Gestaltungsmuster lassen sich direkt aus dem Anwendungsfall Mitarbeiterbefragung übernehmen — Berichtsschwelle mit der Einladung publizieren, Freitext darunter nicht zirkulieren lassen und den Schlüssel bei einer Rolle ausserhalb des Vorstands halten, wenn die Befragung den Vorstand betrifft.

Freiwillige, Chargen und Ehrenämter

Die Anmeldung von Freiwilligen in der Kinder- und Jugendarbeit verlangt in der Schweiz zunehmend einen Sonderprivatauszug — Daten über strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen und damit besonders schützenswert nach Art. 5 lit. c nDSG. Erfassen Sie die Bestätigung und das Prüfdatum, statt das Dokument zu archivieren, halten Sie den Lesekreis bei ein bis zwei benannten Personen und trennen Sie das Freiwilligendossier von der allgemeinen Mitgliederliste. Dasselbe gilt für die Papiere, die niemand für heikel hält: die Verfügbarkeit einer Trainerin, Führerausweisangaben für den Vereinsbus, gesundheitliche Einschränkungen einer Betreuungsperson.

Spesen und Aufwandsentschädigungen

Spesenformulare enthalten Bankverbindungen, und Bankverbindungen plus eine plausible Absenderadresse sind der Rohstoff der Rechnungsbetrugsversuche, die Vereine laufend treffen. Ein verschlüsseltes Formular mit einer benannten Empfängerin ist eine spürbare Verbesserung gegenüber der als Foto an den jeweiligen Kassier gemailten Abrechnung. Behalten Sie, was die Buchhaltung verlangt, und löschen Sie den Rest; massgebend ist die Rechnungslegung des Vereins, nicht die Bequemlichkeit des Formulartools.

Dachverbände, die bei Mitgliedvereinen erheben

Ein kantonaler oder nationaler Verband, der bei einigen hundert angeschlossenen Vereinen Jahresmeldungen, Lizenzgesuche oder Statistiken einholt, hat ein Verteilproblem und kein Compliance-Problem — bis er merkt, dass seine Meldungen Mitgliederzahlen, Finanzen und mitunter Personendaten von Vereinsfunktionären enthalten und alles in einem Postfach liegt. Ein verschlüsseltes Formular pro Meldezyklus, in vier Sprachen, mit einem ausdrücklichen Löschdatum, ersetzt einen Mailordner, den niemand öffnen mag.

Das Übergabeproblem, das niemand in die Statuten schreibt

Vereine verlieren den Datenschutz bei der Übergabe, nicht beim Einbruch. Die Aktuarin tritt zurück, und die Mitgliederliste bleibt in ihrem privaten Cloud-Konto. Auf dem Laptop des Kassiers bleibt die Ausstandsliste. Auf dem Handy der Lagerleitung bleiben drei Jahre Fotos fremder Kinder. Nichts wurde gehackt; die Daten sind schlicht nie weggegangen. Verschlüsselung ändert keine Organisationsgewohnheit, aber sie verändert, was eine Übergabe bedeutet: Zugang ist ein Schlüssel und eine Workspace-Mitgliedschaft — beides lässt sich als bewusster Akt mit Datum übertragen und entziehen.

• Bestimmen Sie zwei Verwahrende des Tresorschlüssels im Vorstandsreglement, mit einer Offline-Kopie dort, wo der Verein und nicht eine Person die Kontrolle hat. Geht der Schlüssel verloren, sind die Einsendungen unwiederbringlich — dieselbe Eigenschaft, die alle anderen draussen hält.
• Nehmen Sie die Übergabe in den Jahreszyklus auf. Die Versammlung wählt den neuen Vorstand; in derselben Woche wechseln Mitgliedschaften und Schlüsselverwahrung. Eine Übergabe, die auf einen ruhigen Moment wartet, findet nicht statt.
• Nutzen Sie die Viewer-Rolle für Personen, die sehen und nicht anfassen sollen — Revisionsstelle, kooptierte Beratung, abtretende Charge während des Übergangs. Die Rollen sind Owner, Admin, Member und Viewer, wobei Viewer rein lesend ist.
• Schreiben Sie je Formular eine Löschregel und terminieren Sie sie. Löschen ist eine bewusste Handlung, einzeln oder als Sammelaktion, und keine automatische Regel je Formular — es gehört also auf die Vorstandstraktandenliste, jedes Jahr am gleichen Ort.
• Führen Sie das Verzeichnis nach Art. 61a ZGB, wo es gilt, als die eine massgebende Liste und nicht als eine von mehreren. Alles andere ist ein Formular mit Lebensdauer.

Was wir zählen können, ohne etwas zu lesen

Auf der öffentlichen Formularseite läuft kein Analysedienst und kein Beacon, und an einer Einsendung hängen keine IP-Adresse, kein User-Agent, kein Referrer, keine Geolokalisierung und keine Cookie-Kennung. Zum verschlüsselten Formular bleibt das Zählen: wie viele Personen es geöffnet haben, wie viele abgeschickt haben, wie lange die mittlere Erfassung dauerte und — pro Frage —, wie viele von denen, die eine Frage gesehen haben, sie beantwortet haben. Für einen Verein genügt das, um zu wissen, ob das Anmeldeformular zu lang ist, bei welcher Frage abgebrochen wird und ob die Erinnerung im Newsletter gewirkt hat. Zähler sind flach und werden nie kreuztabelliert, laufen zum Eingangszeitpunkt, werden nie dekrementiert, und es gibt keine Nacherfassung. Die Begründung steht in Formular-Statistiken ohne Tracking.

Erste Schritte für einen Verein

Ein Vereinsjahr von Anfang bis Ende

Häufige Einwände — und realistische Antworten

Wir sind vierzig Leute und nutzen seit Jahren ein Gratis-Formulartool.

Für die Anmeldung zur Wanderung eines Wandervereins ist das vertretbar, und wir sagen das lieber, als so zu tun als ob. Der Einwand ist enger: Die Gratis-Werkzeuge speichern lesbare Antworten auf fremden Servern, meist ausserhalb der Schweiz, und dasselbe Konto wird oft für die heiklen wie für die harmlosen Formulare verwendet. Wenn Ihr Verein ein religiöser, politischer oder gewerkschaftlicher ist, wenn Sie Kinder- und Jugendarbeit betreiben oder Härtefallgesuche bearbeiten, kippt die Rechnung — nicht weil eine Busse wahrscheinlich wäre, sondern weil eine geleakte Mitgliederliste dieser Art für die Betroffenen nicht rückgängig zu machen ist. Die rechtliche Lage steht in Google Forms in der Schweiz rechtlich nutzen.

Unser Vorstand wechselt alle drei Jahre. Irgendwann geht der Schlüssel verloren.

Das ist der realistischste Einwand auf dieser Seite, und die Gegenmassnahme ist organisatorisch statt technisch: zwei benannte Verwahrende, eine Offline-Kopie unter Kontrolle des Vereins, ein Übergabeschritt im Vorstandsreglement und eine Probe vor dem ersten echten Formular. Kann Ihr Vorstand das nicht zusichern, ist Ende-zu-Ende-Verschlüsselung die falsche Architektur, und ein konventionelles Werkzeug mit sauberem Vertrag und kurzer Aufbewahrung ist die ehrliche Alternative.

Wir brauchen die Mitgliederliste ohnehin als Tabelle.

Stimmt — und wo Art. 61a ZGB gilt, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet. Der Export ist als CSV in jedem Plan enthalten, Excel, PDF und ZIP in den bezahlten Plänen, und die Entschlüsselung geschieht im Browser: Die einzige Klartextkopie ist die Datei, die Sie bewusst gespeichert haben. Es geht nicht darum, dass nie Daten hinausgehen, sondern darum, dass die Hauptkopie für den Anbieter unlesbar ist und die Exportkopie eine ist, die Sie bewusst erstellt und dort abgelegt haben, wo Sie es wollten — statt eines dauerhaft lesbaren Bestands, der auf einer Plattform ohnehin liegt.

Können wir die Mitgliederversammlung endlich online durchführen?

Teilweise — und die Reihenfolge zählt. Prüfen Sie zuerst die Statuten: Eine rein virtuelle oder hybride Versammlung braucht dort eine ausdrückliche Grundlage, und ohne sie verlangt Art. 66 Abs. 2 ZGB für einen schriftlichen Beschluss die Zustimmung aller Mitglieder, nicht einer Mehrheit. Ändern Sie die Statuten an einer ordentlich einberufenen Versammlung und digitalisieren Sie danach. Anmeldung, Vollmachten, Vernehmlassungen und unbestrittene Beschlüsse funktionieren gut über verschlüsselte Formulare; eine umstrittene Abstimmung über Auflösung, Fusion oder Ausschluss ist genau jener Beschluss, den jemand innert Monatsfrist nach Art. 75 ZGB anficht — und verdient eine physische Versammlung oder einen spezialisierten Anbieter.

Bei uns füllt niemand ein Formular auf dem Handy aus.

Manche nicht — und eine Papiervariante ist eine legitime Zugänglichkeitsmassnahme und kein Scheitern: Ein Verein mit einem Durchschnittsalter von fünfundsiebzig löst ein anderes Problem als einer, dessen Mitglieder fünfzehn sind. Ein verschlüsseltes Formular gibt dem Papierweg vor allem einen sicheren Ort für das Ergebnis der Abschrift. Das schlechteste Muster ist nicht Papier, sondern abfotografiertes Papier, das per Chat auf das private Handy eines Vorstandsmitglieds geht.

Wo Schweizerform nicht die richtige Antwort ist

• Wir sind keine Mitgliederverwaltung. Keine Beitragsfakturierung, kein Mahnwesen, keine Buchhaltung, kein Mitgliederportal, keine automatische Erneuerung. Wir sind die Erfassungsschicht; Ihre Vereinssoftware oder Ihre Tabelle bleibt, wo sie ist.
• Wir sind kein E-Voting-System. Keine Verifizierbarkeit, keine Zertifizierung, kein Schutz vor einem Vorstand, der Zeitstempel korreliert. Nutzen Sie uns für Routineabstimmungen, nicht für eine umstrittene Auflösung.
• Keine serverseitige Auswertung der Antworten. Keine Kreuztabellen, keine gefilterten Live-Dashboards, keine Bewertung. Alles geschieht nach der Entschlüsselung vor einem Menschen.
• Keine automatische Aufbewahrungsregel je Formular. Löschen ist eine Handlung. Im Verein heisst das: Es gehört auf die Traktandenliste.
• Schlüsselverlust ist unwiederbringlich, was bei rotierender Führung ein reales Risiko ist, das die Verwahrung vor dem ersten Formular abdecken muss.

Fazit zu Vereinsformularen

Ein Verein ist eine juristische Person nach Art. 60 ZGB, auf der das nDSG in vollem Umfang lastet und die seit Januar 2023 eine bussenbewehrte Verzeichnispflicht nach Art. 61a ZGB kennt — geführt von Freiwilligen, die alle paar Jahre wechseln. Seine Mitgliederliste kann allein durch ihre Existenz besonders schützenswert sein, seine Jugendabteilung erhebt für Jugend+Sport womöglich die AHV-Nummern Minderjähriger, und sein politisch heikelster Akt im Jahr ist eine Abstimmung, die überprüfbar und geheim zugleich sein soll.

Die Erfassungsschicht ist der Teil, den Sie an einem Nachmittag in Ordnung bringen. Im Browser des Mitglieds verschlüsseln, den Tresorschlüssel beim Verein und nicht bei einer Person halten, den Lesekreis von den Personen trennen, um die es geht, und neben jedes Formular ein Löschdatum schreiben. Was ein verschlüsseltes Formular nicht sein kann — Mitgliederdatenbank, Fakturierungssystem, zertifizierte Abstimmungsplattform —, sollen Sie lieber vor Ihrer nächsten Mitgliederversammlung wissen als danach.